Ao decidir por fazer uma pequena reforma em uma área comum, o síndico deve buscar 3 orçamentos. Essa regra não está escrita na maioria das convenções de condomínio, mas é uma prática chamada transparência, para que diminua os questionamentos de que o síndico faz um bom trabalho, incluindo de levantamento de preços.
A melhor solução, no caso de contratação de síndico profissional, é colocar no contrato com ele que todas as aquisições devem ser feitas com três orçamentos, tanto nas compras ordinárias (materiais de limpeza, consumo etc) como nas extraordinárias (emergenciais, etc).
Entretanto, a decisão entre as 3 propostas não deve ser necessariamente a de menor valor - afinal, se o síndico deve agir como se fosse o dono de todo o condomínio, deverá considerar, também, qual oferece o melhor serviço e fazer um balanço entre preço e qualidade. Aí a coisa fica difícil de avaliar e justificar perante um leigo em administração porque o preço não diz tudo sobre um fornecedor.
A atitude correta do síndico, em casos como esse, sempre será a de buscar suporte e apoio do Conselho, que tem a função prevista por lei que determina que "Funcionará o Conselho como órgão consultivo do síndico, para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a Convenção definir suas atribuições específicas" (Art. 23, da Lei 4.591/64).
O sindico deve sempre buscar o menor preço ou a melhor qualidade nos orçamentos?
No entendimento do auditor administrativo, não contratar pelo menor preço é igual a não contratar pela melhor qualidade, então todas as vezes que há necessidade de tomar orçamentos, é parte do processo ter o apoio do Conselho. A lógica por trás disso é que a decisão do conselho tem função de apoiar a gestão. E, nada parece mais lógico quando todos querem atingir o mesmo objetivo, que é uma boa gestão.
E, como o auditor fica sabendo se isso foi realizado ou não?
De duas formas: perguntando ao síndico ou a a qualquer membro do conselho, ou observando alguma anotação incluída na pasta de prestação de contas. Na primeira forma existe a presunção de que o síndico é honesto e o conjunto da documentação recebida e a observação ao longo do tempo sempre dá indicativos suficientes para que o auditor considere a palavra do síndico.
E, quando há alguma desconfiança do auditor quanto as atitudes do síndico ou os dados são insuficientes? Ele deve pedir um parecer ou concordância da maioria do conselho como uma consulta.
Mas, quando se deve exigir a tomada de 3 orçamentos? O bom senso diz que não se deve fazer que um processo custe mais que o produto, ou seja, não é razoável esperar que se faça 3 orçamentos e 1 reunião para comprar uma dobradiça - o custo é desproporcional. O aceitável é que qualquer valor maior do um múltiplo de cotas do mês seja o limite. Por exemplo, cinco ou dez vezes o valor da cota mensal seria razoável.
Como devem ser os orçamentos
Ao realizar compras em um condomínio, a busca pelo melhor preço nem sempre deve ser o único critério considerado pelo síndico. Embora a economia seja importante, é fundamental lembrar que nem sempre o menor preço é sinônimo de qualidade ou de um bom negócio a longo prazo. Nesse sentido, solicitar três orçamentos se torna ainda mais relevante, pois permite que o síndico avalie diversas opções e faça uma escolha informada, levando em consideração fatores além do preço.
Cada orçamento recebido fornece informações detalhadas sobre os produtos ou serviços oferecidos pelos fornecedores. Ao analisar as propostas, o síndico pode verificar a qualidade dos produtos, as especificações, os prazos de entrega e as garantias oferecidas. Esses detalhes são cruciais para garantir que o condomínio esteja adquirindo itens duráveis, confiáveis e que atendam às necessidades dos moradores.
A negociação também é um ponto importante ao solicitar três orçamentos. Com múltiplas propostas em mãos, o síndico tem a oportunidade de buscar ajustes nos preços, prazos ou condições de pagamento. Essa abordagem permite obter o melhor valor pelo dinheiro investido, sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.
Além disso, ao solicitar três orçamentos, o síndico tem a chance de verificar a reputação dos fornecedores e obter referências. Isso é fundamental para garantir a confiabilidade e a idoneidade dos fornecedores escolhidos. Ao buscar informações sobre a reputação de um fornecedor, seja por meio de avaliações online, recomendações de outros condomínios ou até mesmo por meio de visitas pessoais, o síndico pode se certificar de que está fazendo uma compra segura e confiável.
Embora a busca pelo melhor preço seja uma consideração importante, a qualidade, a durabilidade e a confiabilidade dos produtos e serviços adquiridos devem ser prioridades. Ao solicitar três orçamentos, o síndico tem a oportunidade de pesquisar e comparar, encontrando a melhor combinação de preço e qualidade para atender às necessidades do condomínio.
Portanto, ao tomar decisões de compra para o condomínio, o síndico deve considerar não apenas o preço, mas também a qualidade, as referências e a confiabilidade dos fornecedores. A busca pelo equilíbrio entre preço e qualidade é essencial para garantir uma compra satisfatória, que atenda às necessidades do condomínio a longo prazo. Pedir três orçamentos é um passo importante nesse processo, permitindo uma tomada de decisão informada e consciente.
Mas para que o condomínio faça uso da ideia de apresentar 3 orçamentos, deve existir uma organização dele muito bem estruturada e que o planejamento de cada ano seja feito dentro de métodos consistentes.
Para este fim, publicamos o livro Planejamento em Condomínios Edilícios em que toda a conceituação e os passos para ter um condomínio que funciona dentro do que é planejado exista e se desenvolva.
E, para que o condomínio esteja bem organizado, o livro Organização em Condomínios Edilícios foi publicado para mostrar todos os aspectos dessa tarefa do síndico.
Para conhecer mais sobre estes e outros livros, conheça a Coleção Síndico profissional.
