Quem faz o quê no condomínio

A organização do condomínio pode ser apresentada graficamente por meio de um organograma que é uma ilustração que mostra a ordem de poder hierárquico em organizações, ou seja, é uma representação da estrutura organizacional que ajuda a entender quem faz o quê no condomínio. Nos condomínios, essa estrutura é definida pelo Código Civil, que determina duas estruturas: uma durante a realização da assembleia e outra que é a estrutura administrativa. Este é um extrato do livro Organização em Condomínios Edilícios.

O que ocorre é que no dia a dia do condomínio, a estrutura administrativa apresenta uma hierarquia de poder que é diferente daquela que existe durante a realização da assembleia. O motivo é que as situações são diferentes.

Então, temos uma estrutura de poder que existe durante a assembleia exercida pelo presidente da assembleia, que não afeta o andamento administrativo do condomínio coexistindo com outra em que o síndico ocupa a posição hierárquica mais alta.

O que evita qualquer transposição de decisões é que o escopo da assembleia é definido no edital de convocação. Esse documento avisa a todos os condôminos que ocorrerá uma assembleia com o objetivo de discutir itens que são previamente estabelecidos. Estes itens formam uma pauta que, de forma geral, não inclui atribuições administrativas, mas poderá discutir aprovações de ações que serão executadas pelo síndico.

E, na alçada administrativa, ao mesmo tempo em que ocorre a assembleia, o síndico é o detentor do poder, mas não nos assuntos tratados durante a assembleia. Ele tem poder, mas subordinado às limitações sobre o que pode realizar e que somente poderão ocorrer com a aprovação da assembleia.

É importante reconhecer que a dimensão de regulação da Perspectiva Interna (organização, normas e manuais) é um fator que influencia principalmente na dimensão da Qualidade da perspectiva do cliente (ocupantes e condôminos). De forma quase equivalente tem influência na dimensão da Funcionalidade também.

Estrutura do condomínio durante a assembleia

A assembleia tem existência curta, com início e fim determinados, e em paralelo existe uma outra estrutura que permanece existindo.  Veja no organograma quem participa da assembleia; as empresas terceirizadas, especialmente a Administradora, não tem nenhuma participação nela, por Lei. O presidente da assembleia pode pedir, durante a sua realização, que a Administradora apresente alguma informação para auxiliar o síndico, como Assessora.

Então, quando a assembleia está acontecendo, dentro do seu ambiente (físico ou virtual), os assuntos e decisões são realizadas obedecendo exatamente o que foi definido no edital de convocação.

Note que o organograma mostra a hierarquia. Em linha direta está o presidente da assembleia com os condôminos. Observe, também, que os assessores, síndico e representantes de comissões estão saindo lateralmente na figura – isso significa que eles têm papel exclusivamente consultivo e de assessoria, sem nenhum poder hierárquico sobre os demais.

Presidente da assembleia

O posto de presidente da assembleia é efêmero, dura somente enquanto a assembleia estiver reunida (física ou virtualmente). Por este motivo, ao início de toda assembleia deve ser eleito alguém para esta posição. Seu papel é dirigir os trabalhos durante a realização da assembleia, cumprindo a pauta que foi estabelecida no edital de convocação. Embora não exista uma Lei que verse sobre o presidente da assembleia, é de boa prática que seja alguém diretamente ligada aos interesses do condomínio. Seu papel é exclusivamente o de assemblear, nada além disso.

Ou seja, é correto que seja um proprietário e não recomendado que seja algum empregado da Administradora, inquilinos sem procuração, advogados e outros. O desejável é que tenham comunhão de interesses com o condomínio e não tenham interesses comerciais ou pessoais que possam estar em conflito de interesse com os do condomínio.

Não é raro que algumas pessoas que presidiram a assembleia se recusem a assinar a sua ata por motivos que variam, mas normalmente são alegações de problemas que eles próprios causaram durante a assembleia. Caso esta atitude cause prejuízos ao condomínio, é razoável que seja aberta uma ação indenizatória contra esta pessoa. Os prejuízos mais comuns são o bloqueio de contas bancárias pela falta do documento assinado e crimes contra a honra de alguém. Este é mais um motivo para que as assembleias sejam sempre acompanhadas de um advogado que represente e defenda o condomínio.

Assessores

Também, para que a assembleia tenha validade, é necessário que seja produzida uma ata que é o documento onde serão anotadas as decisões tomadas durante a reunião. Para isso, também no início da reunião, é feita a eleição de um secretário que passa a exercer a função de anotar o que for necessário para produzir o documento. É responsabilidade dele fazer a ata, mas pode utilizar o serviço de terceiros para ajudá-lo e, normalmente, a Administradora o auxilia nessa tarefa por ter mais experiência na redação que atenda aos requisitos legais.

Também poderão compor o quadro de assessores o Advogado, o Auditor e o representante da Administradora do condomínio. Estes podem participar auxiliando o presidente da assembleia ou qualquer outro participante da assembleia. O objetivo é que elucidem quaisquer dúvidas. Mas, só participam quando chamados.

Os assessores não têm direito a voto, a não ser que sejam, também, condôminos – votando nesta condição de membros da assembleia com direito a votar e serem votados.

Síndico

O síndico tem participação na assembleia para responder sobre assuntos de interesse durante cada tópico do edital de convocação e só poderá votar se for também um condômino. Na reunião de assembleia, não tem superioridade hierárquica sobre nenhum outro participante, inclusive o presidente dela.

Conselhos durante a assembleia

A Lei determina que os Conselhos não poder de mando ([1]). Eles são órgãos consultivos e fiscais, mas não têm poder de vetar ou determinar o que será feito pelos demais. E, na assembleia assumem papel limitado a recomendar ou não, por exemplo, a aprovação das contas, revisão de multas e outros procedimentos – mas, sem nenhum poder além disso. Por causa disso, a palavra só é concedida ao representante de cada comissão pelo Presidente:

1)     Se houver alguma necessidade que justifique o presidente conceder a palavra, ou,

2)     Se tratar de votação para aprovação de prestação de contas do síndico (a Comissão fiscal apresenta seu parecer, conforme determina o Código Civil), ou

3)     Quando listada na pauta do edital de convocação a concessão da palavra a estas comissões.

Condôminos

Os participantes da assembleia, portanto, são os condôminos e as pessoas para quem eles deram procurações. As funções de assessoria, síndico (administradora, advogado e auditor) são apenas institucionais, sem direito de votar ou serem votados.

Uma questão importante é que por Lei, só quem representa unidade que estiver em dia com débitos junto ao condomínio têm direito a votar e ser votados.

Por este motivo, mantendo a permissão da Lei para que qualquer pessoa possa ser votada, é importantíssimo que o condomínio acrescente em seu Regulamento Interno a decisão sobre os critérios de pré-qualificação para o cargo. Ou seja, todos podem, mas devem cumprir alguns critérios mínimos.

Entre os critérios mais ignorados é que se uma pessoa se predispõe a ser o síndico e é eleita, ao prometer a emissão de Nota Fiscal da sua remuneração como síndico, está se configurando como uma empresa que presta serviços de síndico e, portanto, é uma empresa administradora de condomínio. Por isso, é obrigatório que apresente seu registro no Conselho Federal de Administração, sob pena de exercício ilegal da profissão de administrador.

No caso de ser uma pessoa física, também pode emitir uma Nota Fiscal avulsa de prestador de serviços. A emissão de um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) significa que além do pagamento do que foi aprovado na assembleia, haverá os custos de impostos que serão bancados pelo condomínio.

No caso de RPA, é comum que pessoas façam litigância de má fé e reclamem na justiça os direitos trabalhistas, já que prestaram serviços e emitiram este documento de forma regular, além das outras circunstâncias que correspondem a um emprego tradicional. Em alguns casos, os juízes recusam o pagamento por não reconhecer o vínculo empregatício, mas isso não é regra geral.

Procedimentos

Note que a maior instância de poder no condomínio é a assembleia que é formada pelos condôminos em reunião formal, com requisitos mínimos que dão a sua característica de poder. Tem duração limitada, ou seja, existe enquanto está aberta a reunião de condôminos quando assume a posição hierárquica de comando direto sobre o síndico e condôminos (note que estão alinhados abaixo da assembleia).

A assembleia pode eleger, nomear e destituir membros das Comissões e do posto de síndico.

A assembleia não tem poder suficiente para alterar seu quadro de pessoas que participam dela, todos os condôminos são automaticamente membros da assembleia, bastando estar presentes para terem todos os direitos e deveres. Entretanto, o Código Civil retira direitos de condôminos que estejam inadimplentes na data da sua realização quanto a votar e ser votados.

Também, através de ação judicial, é possível excluir condôminos do convívio dos demais. A assembleia pode decidir quais comportamentos e atitudes não são aceitáveis e levar adiante a exclusão de algum condômino pela via judicial. Veja bem, o proprietário não deixa de ter a propriedade da sua unidade, apenas passa a estar impedido de ocupar a unidade (como ocupante ou lojista).

Ao iniciar uma assembleia, passa a existir uma figura jurídica temporária que representa a vontade dos condôminos. Essa figura é capaz de produzir normas com validade legal. Por isso, considera-se a assembleia como um dos membros da estrutura organizacional do condomínio, mesmo que tenha duração limitada.

Assim como as Comissões (fiscal e consultiva), a assembleia precisa de ter Advogado e Auditor como postos auxiliares que têm o objetivo de dar segurança respectivamente jurídica e administrativa para o condomínio.

O Advogado tem papel fundamental para que os atos praticados pela assembleia estejam dentro da Lei e Normas. Sua função é defender os condôminos e evitar que ocorram distorções. Especialmente em assembleias, por vezes, quem se impõe mais, por meio de oratória ou outros meios, consegue impor decisões que podem ser ilegais – o papel do advogado é acompanhar os atos que têm reflexos jurídicos e prevenir a todos sobre eventuais problemas. Logicamente, irá ir até as vias judiciais para atingir este objetivo, mas sempre com a aprovação da assembleia.

Da mesma forma, o Auditor tem o papel, também fundamental, de garantir que a administração do condomínio esteja da maneira correta e que traga benefícios a todos. Não pode se limitar a uma auditoria contábil, já que o objetivo da auditoria deve ser a garantia da boa gestão, e não só a apresentação de comprovantes de entradas e saídas de caixa.

Existem dois tipos de assembleia: ordinária e extraordinária. Qualquer dos dois tipos de assembleia poderá decidir sobre alterações de regimento interno e convenção desde que atendido o quórum mínimo necessário.

A Assembleia Geral Ordinária (AGO) é obrigatória de ser realizada uma vez por ano com a finalidade de:

- análise e aprovação do orçamento de despesas

- contribuições de condôminos

- análise e aprovação de prestação de contas

- eleição de síndico, subsíndico e membros de conselho

É pouco observado que o Conselho Fiscal deve produzir anualmente seu Parecer sobre a Prestação de Contas do síndico. E, logicamente, isso deve ser um dos itens da agenda, incluída na parte de análise, antes da votação das contas. Note que este Parecer não se limita às contas financeiras, inclui, sem dúvida, o parecer sobre os atos praticados pelo síndico, mesmo sem impacto financeiro.

O fundamento legal é o Código Civil ([2]) e a Assembleia Geral Extraordinária (AGE) não é obrigatória e acontece quando existir alguma demanda urgente, podendo ser convocada pelo síndico, por um quarto de ocupantes ou por Juiz, por exemplo para decidir sobre destituição de síndico, eleição de síndico, no caso de vacância do cargo, obras ou reparos de valor significativo, prestação de contas parcial (mensal, semestral ou “até a data”) e Análise e decisões sobre conflitos.

Como foi apresentado anteriormente, a instância máxima no condomínio é a assembleia de condôminos. Para que ela seja legalmente válida são necessários alguns passos que não podem ser ignorados.

São dois tipos de assembleias gerais: ordinárias e extraordinárias, cada uma com suas características próprias.

As ordinárias são as previstas pelas normas, por exemplo a assembleia anual para Prestação de Contas, que é definida no Código Civil como obrigatória e anual.

As extraordinárias são as que não estão previstas pelas normas, mas poderão ser chamadas usando o que é previsto para que elas aconteçam. Por exemplo, a ocorrência de algo grave no condomínio ou uma convocação feita por um quarto dos condôminos.

Toda assembleia deve ser chamada por meio de um Edital de Convocação que deve ser entregue a todos os condôminos em um prazo mínimo estipulado pela Convenção. São impedidos de votar dos condôminos com valores em atraso, e nem sempre os inquilinos estão aptos a votar. E, sempre, deverá ser redigida uma Ata de Assembleia para que as decisões tomadas sejam documentadas.

Estas características fazem da assembleia algo muito mais relevante do que uma reunião de condôminos.

Edital de convocação

A Convenção determina o prazo e forma de convocação das assembleias. Normalmente é através de um Edital de Convocação de Assembleia, que deve ser entregue obrigatoriamente a todos os condôminos em um prazo que varia de 7 a 15 dias antes da sua realização ([3]).

Este Edital deve conter a indicação dos tópicos que serão discutidos durante a assembleia e esta lista chama-se Pauta.

Observe-se que alguns itens devem obrigatoriamente estar listados na pauta, se forem ocorrer durante a assembleia, caso contrário se alguma parte se sentir prejudicada, poderá levar o caso para a Justiça e há chances de reverter a decisão da assembleia, por exemplo:

- votação para destituição de síndico, subsíndico ou membros de conselho

- eleição de novo síndico (eventual ou bienal)

- apresentação de Prestação de Contas da Gerência (anual)

- Alteração em normas do regimento interno (respeitado o quórum obrigatório da convenção)

- Alteração ou votação de nova Convenção

- julgamento de recursos sobre multas recebidas por condôminos que a contestaram (a assembleia define sobre a aplicação ou não da multa para cada caso, quando o condômino contesta).

Dessa forma, não é recomendado que se pretenda decidir durante a assembleia outros tópicos, mas alguns condomínios deixam como último item de pauta a discussão de outros assuntos de interesse. É uma péssima prática já que algumas decisões poderão ser anuladas posteriormente, como já explicado.

Quem pode votar

É correto que o Edital comunique, reforçando o que já determina a lei, que só poderão votar os condôminos sem débitos com o condomínio ([4]).

Note que estar quite significa não apenas quanto a suas cotas condominiais, mas, também, suas multas.

Entretanto, se a multa foi contestada pelo condômino, sugerimos que a Convenção ou o Regimento Interno declare que o condômino poderá votar normalmente na assembleia (caso não existam outros débitos não pagos). É um direito do condômino continuar a ter o direito a voto por ser um débito controverso. Isto deve ser feito para prevenir a nulidade da votação ou, até, da própria assembleia por ter suprimido o direito de alguém votar por conta de um débito que ainda estava em discussão na data da assembleia.

Pela lei, são habilitados a votar os condôminos que estejam quites com seus débitos no condomínio. Mas, na verdade, quem fica quite com o condomínio é a unidade, não a pessoa do proprietário. A consequência disso é que se o condomínio decidir executar a dívida de uma unidade é o imóvel que irá a leilão e não o proprietário que sofrerá outras formas de cobrança. Isto influencia, também, o direito a voto de um inquilino.

Inquilinos não votam

Existe controvérsia sobre a legitimidade de o inquilino votar em decisões. O que ocorre é que alguns juízes supõem que o Código Civil substituiu a Lei do Condomínio. Na verdade, não há nenhuma determinação no Código Civil que tenha sido cancelado a Lei do Condomínio de 1964, ao contrário o Código Civil lista exatamente quais foram as leis anteriores que foram revogadas e na lista não consta a revogação da Lei do Condomínio. Segundo o Direito brasileiro, quando isto acontece a lei anterior continua válida, menos no que houve modificação. Ou seja, no que houver incompatibilidade entre estas duas leis, vale o Código Civil.

Pela Lei do Condomínio, de 1.964, o inquilino possuía direito a voto, mas o Código Civil de 2.002, já sob o amparo da Constituição de 1.988, estabeleceu que somente os proprietários possuem direito a voto.

De acordo com o Código Civil, condôminos são os proprietários de unidade dentro de um condomínio, independente de utilizarem o imóvel ou não.

A locação não transforma o inquilino em condômino. Segundo o Código Civil, a pessoa nesta condição é referida explicitamente como locatário.

Entretanto, existe uma questão aí. Suponha que uma assembleia aprove a construção de um novo edifício para servir como salão de festas, por exemplo. Não se trata de um gasto a ser compartilhado, mas um investimento que será rateado pelos condôminos. Neste caso, a assembleia poderia estar cometendo abuso de poder econômico ao exigir que o locatário pague uma quantia por um investimento. E, sendo assim, o correto é que este valor seja cobrado de forma destacada (em boleto separado) para que o locatário não pague por algo que se incorpora ao imóvel como melhoria.

A lei que trata dos direitos e deveres do locatário é a Lei do Inquilinato (LEI No 8.245, DE 18 DE OUTUBRO DE 1991).

Se for uma manutenção, digamos de restauração de fachada que acontece a cada 10 anos, este gasto não é um investimento. É uma manutenção ou conservação do imóvel e esta será compartilhada inclusive com os locatários.

Note, mais uma vez que o devedor é a unidade e que até mesmo um comprador, mesmo antes de efetuar a transferência do imóvel, já é considerado um condômino ([5]).

O que ocorre é que quando a votação se refere a investimentos nas áreas comuns e na unidade, trata-se de um melhoramento que se faz através de um investimento e, portanto, não é um gasto.

Nas votações que se enquadram como investimento, o proprietário da unidade tem o direito a voto e arcará com estes custos que serão cobrados em boletos separados da cota mensal.  Nestes casos, o ocupante inquilino não tem direito a voto.

Por outro lado, existe a questão da ausência do proprietário na assembleia. Pela lei de 1964, neste caso o inquilino poderá assumir o direito de voto, mas isto não foi confirmado pelo Código Civil, deixando apenas que votam apenas os condôminos. Sendo assim, o que ficou aceito é que o inquilino vota quando possuir uma procuração do proprietário e, para isso ser legalmente válido, isso deve estar previsto dessa forma na Convenção.

A conclusão sobre esta questão é que o locatário não tem direito a voto, independente do assunto tratado em assembleia.

Procurações

Do ponto de vista legal qualquer condômino poderá conceder uma procuração para outra pessoa estar presente no seu lugar com todos os mesmos direitos, especialmente votar e ser votado ([6]).

Do ponto de vista prático, se a Convenção ou o Regimento Interno exigir que a procuração seja reconhecida em cartório, isso deverá ser cumprido ([7]).

Há casos reais em que o síndico incluiu a exigência, no Edital de Convocação, de que as procurações trouxessem a firma reconhecida e isto foi aceito por muitos advogados justamente porque é uma exigência do terceiro, que no caso é o síndico através da sua convocação. Nos outros casos, se a Convenção e Regimento Interno não citarem esta obrigação, bastará a assinatura do condômino ([8]).

Esta procuração deve ter um objetivo descrito no documento, neste caso, participação em assembleia ([9]).

E, como não se admite que a procuração seja para atos administrativos, em tese, não é admissível que alguém portador da mesma seja eleito. Também, embora exista a procuração verbal, nos condomínios isto não é válido.

A Ata de Assembleia não precisa aprovação

Não há necessidade de que a ata de assembleia seja aprovada para ter efeito. Entretanto, observa-se que em algumas situações conflituosas, a omissão ou má escrita de alguma decisão pode dar margem para que algo seja executado de maneira diferente do que foi realmente apresentado na assembleia.

Neste caso, o papel do Conselho Fiscal deveria ser exercido no sentido de verificar esta questão e, havendo divergência, levar o assunto para discussão na assembleia seguinte. E, se for o caso de algo com gravidade suficiente, o Conselho deve liderar para obter a assinatura de um quarto dos condôminos para a chamada de uma assembleia extraordinária para discutir o problema.

Ata de assembleia

A Lei do Condomínio estipula o prazo de até 8 dias para que a ata seja divulgada. Porém, a Convenção do condomínio pode estipular outro prazo.

É importante ressaltar que:

1)     a Ata não precisa de registro para sua validade, seus efeitos são imediatos.

2)     para fins legais, especialmente para fins de cadastro bancário, é exigido que ela seja registrada em cartório, podendo ser o Cartório de Títulos e Documentos ou o Cartório de Registro de Imóveis.

3)     Caso a Convenção determine o registro da ata em cartório, ela sempre deverá ser registrada

Apesar de se dar pouca atenção para isso, as Atas têm prazo de validade, ou seja, algumas decisões precisam ser implementadas antes do seu prazo de prescrição. Prescrição é o termo usado para indicar que aquilo não tem mais validade.

O prazo de prescrição de atas é de 5 anos para ações que envolvam direitos patrimoniais e de 3 anos para ações que envolvam direitos pessoais. Então, por exemplo, para evitar que a prescrição crie problemas futuros, o melhor é que as decisões que modifiquem Convenção ou Regimento Interno sejam implementadas o mais rápido possível sob pena de que a decisão prescreva e não seja mais possível efetivar as alterações.

Elementos mínimos necessários pela Lei

Por ser um documento oficial e obrigatório conforme o Código Civil, deve conter elementos mínimos necessários:

Deve indicar data e hora da realização, com indicação do horário da primeira e da segunda chamadas e o local de sua realização.

Também, deve incluir a lista de presença dos condôminos que participaram dela. Observe-se que neste caso, deve-se tomar cuidado com a questão do direito a voto. Não é adequado que nesta lista constem condôminos que não tenham direito a voto, já que poderá causar questionamento suficiente para anulação da assembleia caso fique comprovado que condôminos sem direito a voto participaram ativamente de votação.

Oficialmente quem produz a Ata é o secretário da assembleia, que é eleito no início dela juntamente com a pessoa que irá atuar na função de presidente. Entretanto, por ser uma atividade administrativa, é normal e aceito que seja redigida por delegação para que a Administradora produza a Ata quando ela esteja com seu representante presente durante toda a duração da assembleia. Por conta disso, é comum que se eleja o representante presente da Administradora como secretário da assembleia, já que não há exigência que esta atribuição seja exclusiva de condôminos.

É muito importante que esta ata seja redigida de forma mais fiel quanto possível quanto às decisões tomadas sem ambiguidades ou falta de precisão que possam induzir a interpretações diferentes sobre os fatos ocorridos. Isto não significa que se deva produzir textos longos, enfadonhos e detalhistas – o correto é que seja objetivo e curto o suficiente para registra a informação.

Cada item listado como Pauta deve ser indicado separadamente e numerado da mesma forma que consta no edital de convocação, detalhando resumidamente a discussão e decisões tomadas indicando a quantidade de votos a favor e contra a decisão, indicando o resultado de cada votação.

É importante que a pessoa que redige a ata tenha lido a pauta da reunião para separar os assuntos da mesma forma e ordem que foi publicada no Edital de Convocação da assembleia. É essencial, também, que tenha lido a ata da última reunião para verificar se há alguma pendência nela que tenha que ser citada e tratada na assembleia em curso. Cada novo tópico deve ser indicado em negrito, com o mesmo texto da convocação.

As anotações devem ser feitas durante a assembleia, por isso o secretário deve estar com papel e caneta, mesmo que a assembleia esteja sendo gravada ou filmada. Estes últimos recursos servem somente para tirar dúvidas durante a produção da ata ou para dirimir questionamentos dos condôminos posteriormente.

Quando alguma votação precisa de quórum mínimo, o quórum apurado deve ser indicado para confirmar que este requisito está cumprido. Não havendo quórum mínimo necessário, deve ser indicado que para o assunto ocorreu este impedimento de votação.

É sempre bom que a redação seja revista por meio de uma leitura final antes do encaminhamento – é normal que alguma frase fique imprecisa ou com erros gramaticais, mas isso deve ser corrigido antes da coleta de assinaturas, divulgação e registro.

Finda a redação, ela deve ser assinada pelo presidente da assembleia e secretário. Não é obrigatória a assinatura do síndico.

Decisões ilegais da assembleia

No caso de a assembleia tomar decisões que sejam ilegais, cabe ao presidente da assembleia acatar a anotação na ata da mesma assembleia a impossibilidade de cumprir a decisão. Esta solicitação de anotação pode vir do Advogado do condomínio, Administradora ou síndico. O mais correto é que sempre esteja presente nas assembleias o Advogado do condomínio pelo seu conhecimento das leis, já que esta avaliação sobre a legalidade da decisão requer conhecimento delas.

Estrutura administrativa do condomínio

A administração do condomínio não para durante o período em que ocorre uma assembleia. Todas as funções continuam sendo exigidas e, normalmente, mais observadas pelos condôminos.

Figura 1 - Organograma do condomínio

Síndico

No organograma, o síndico está acima e em linha com os condôminos e empregados. Essa hierarquia relaciona-se com o poder. O síndico pode demitir empregados orgânicos, determinar a substituição de empregados terceirizados e punir condôminos por desrespeito às normas. Assim está caracterizada a estrutura no organograma. Para a administração conta com o auxílio de assessores e uma Administradora.

É uma situação muito peculiar: ao mesmo tempo que obedece aos condôminos quando estão reunidos em assembleia, ele também tem poder sobre os condôminos individualmente. Por isso, as características pessoais e profissionais do síndico são muito especiais. Há casos de burnout e stress causados pela função. E, para evitar esse tipo de pressão, o correto é saber administrar usando a estrutura desta organização para evitar dissabores.

Assessores administrativos do síndico

Administradora

O síndico é o responsável pela Administração e isso inclui que essa atividade possa utilizar o trabalho de outras pessoas para realizar o que precisa ser feito. É daí que nasce a necessidade de que ele delegue tarefas para outros. Isso é a organização administrativa do condomínio.

A forma da administração não é definida pelas Leis. E, o síndico poderá delegar parte dessa atribuição para terceiros e isso é definido no Código Civil (Art. 22):

Será eleito, na forma prevista pela Convenção, um síndico do condomínio... As funções administrativas podem ser delegadas a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade, mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos.

Este artigo da Lei dá ao síndico o direito de contratar uma Administradora para fazer parte do seu trabalho. Note bem:

1)     O síndico pode contratar alguém para fazer parte do seu trabalho, mas isso não faz com que a Administradora passe a chefiar qualquer coisa dentro do condomínio. Ou seja, é uma relação hierárquica em que a Administradora obedece ao síndico.

2)     A responsabilidade civil e criminal de todos atos e consequências continuam sendo exclusivas do síndico

3)     Não identificamos a lei onde está determinado que o síndico pode contratar e romper contrato com administradoras a seu critério, considerando que a contratação serve somente para delegar parte das funções administrativas. O que existe é o que consta neste artigo: delegar funções mediante aprovação da assembleia. Entretanto, é aceito que ele tem esse poder exclusivo e há desrespeito quanto a consultar ou informar a assembleia, mesmo na prestação de contas anual.

Consta que existe uma posição dos juízes de que o síndico tem total liberdade para contratar e rescindir contratos com administradoras, diferente do que diz a Lei. A sustentação para isso é que o síndico é o administrador e que a Lei prevê que ele pode delegar parte de suas atribuições para terceiros. Nas convenções mais atuais já consta que o síndico deve obter a aprovação da assembleia chamada imediatamente para resolver esta decisão. O prazo imediato significa o mesmo prazo mínimo de antecedência para a convocação, que é geralmente de 15 dias, variando conforme cada condomínio e determinado na sua Convenção.

Da mesma forma acontece com os contratados pelo condomínio: quem contrata ou demite é o síndico, ficando todos estes hierarquicamente sob seu poder de mando.

Conselhos

A criação de Conselhos nos condomínios existe desde a Lei dos Condomínios (1964), que garantiu a existência de um grupo de condôminos para aconselhar o síndico nas suas decisões. Este conselho consultivo poderá ter atribuições de fiscalizar ou poderá ser criado um conselho fiscal (2002). A Lei não dá a nenhum conselho o poder de decisão ou de veto a qualquer ato do síndico.

Entretanto, nota-se que os Presidentes de assembleia não são normalmente informados de que as Comissões têm direito a palavra e em alguns casos têm a obrigação de se manifestar. Por exemplo, na assembleia em que se faz a apresentação da Prestação de Contas anual, deve ser incluída na apresentação o Parecer do Conselho obrigatório se foi criado na Convenção ([10]). Se não foi criado este Conselho Fiscal ou se foi atribuído para a Comissão Consultiva o papel de fiscalizar a gestão do condomínio, então o Parecer é obrigatório por Lei e não há motivo para que o seu representante não apresente o documento produzido.

Reunião do Conselho

É esperado que o Conselho se reúna para fazer seu trabalho de aconselhar e fiscalizar, quando for sua atribuição. Estas reuniões podem ser públicas ou não, a decisão é do Conselho. E sempre devem terminar com uma ata, que será feita em livro próprio, com folhas numeradas, e onde se registram as pautas e decisões tomadas.

O Conselho deve se reunir uma vez por ano para produzir o Parecer sobre a Prestação de Contas e definir qual será sua recomendação sobre as contas: irá recomendar que a assembleia aprove ou não as contas.

Note que na hipótese de recomendar a desaprovação das contas, é obrigatório que apresente os motivos no Parecer do Conselho, ou seja, espera-se que a recomendação seja resolvida caso a assembleia acompanhe o voto do conselho e reprove a prestação de contas. Por este motivo, é comum que os Conselhos Fiscais de condomínios mais maduros façam a revisão das contas mensalmente e produzam um parecer mensal. Isto é muito bom já que elimina problemas que poderiam levar para o parecer pela reprovação das contas.

Entende-se que uma vez que o problema tenha sido resolvido nas fiscalizações mensais, ao final do ano não se tenha mais nenhuma pendência que justifique propor a rejeição das contas.

Arquivos necessários de Conselhos

São necessárias 5 pastas para registrar as atividades das Comissões:

1.      Livro de Atas: As comissões tomam decisões internas e é necessário que tenham um livro de atas das suas reuniões.

2.      Registro de Pareceres: uma pasta para guardar seus pareceres emitidos sobre prestação de contas.

3.      Registro de memorandos: todos os relacionamentos entre comissões e outros integrantes do condomínio devem ser registrados em uma pasta de memorandos.

4.      Registro de recursos de multas: como são o ponto de entrada de pedidos de reavaliação de multas aplicadas, devem ter uma pasta para arquivar estes processos.

5.      Registro de solicitações: pasta para guarda de processos iniciados por reclamação ou iniciativa de condôminos e outros interessados.

Administradora

A empresa chamada de Administradora é uma empresa que é contratada pelo condomínio para fazer o apoio administrativo, nada mais do que isso.

Entretanto, é normal que não seja óbvio o que é seu trabalho de apoio e como ela deve atuar. O mais normal é imaginar que por se chamar Administradora, ela faça toda a administração do condomínio.

A primeira questão a ser entendida é como ela entra no condomínio normalmente e como deveria ser. São duas realidades diferentes que serão apresentadas. Mas, antes é necessário entender o que faz uma Administradora e o que ela não deveria fazer nunca.

Advogado

Em um determinado condomínio ocorreu um fato lamentável. A assembleia estava sendo realizada sem o Advogado do condomínio (não existia um). Durante as discussões a respeito de um tema, alguns ocupantes argumentavam que a discussão não fazia sentido, já que o Código Civil determinava como é o procedimento e os ocupantes questionavam que a decisão da assembleia é soberana no condomínio. Ao final ocorreu uma votação para definir o que “valia” dentro do condomínio: o Código Civil ou as decisões dos condôminos. Por pouca margem de votos, o Código Civil ganhou. O fato é que foi uma votação sem o menor sentido, já que o Código Civil é uma lei superior às normas do condomínio e a falta de um advogado contratado pelo condomínio, pelo menos para a assembleia, ocasionou esta votação que é no mínimo engraçada, apesar de não ter graça nenhuma pela gravidade da situação.

Um ponto a ser considerado é que a presença de um advogado do condomínio durante a assembleia não é obrigatória, mas sua ausência pode significar muitos problemas justamente porque o desconhecimento das leis pode levar a erros.

É obrigação do Advogado, do Síndico ou da Administradora registrar na ata que alguma decisão não é aplicável por estar em desacordo com a Lei. O problema é que quem pode julgar se isso ocorre e citar corretamente qual é a lei se seu parágrafo é um advogado. É o profissional adequado para dar um parecer técnico e não uma opinião.

Este contexto não se limita ao caso de assembleias. Em toda a gestão do condomínio existem atos que são jurídicos, então tudo precisa ser acompanhado por um advogado. Mas, é lógico que uma vez estabelecido o que é correto, o melhor é que isso seja registrado no Manual do Condomínio para que qualquer questão já esteja resolvida e o procedimento correto esteja registrado para que não se volte a perguntar novamente a mesma dúvida várias vezes.

E na troca de Advogado do condomínio, bastará que esse faça a revisão do Manual do Condomínio para verificar se algo passou desapercebido ou não foi validado juridicamente pelo profissional anterior, sem que isso seja um conflito entre profissionais da mesma classe, mas compreendido como um lapso de alguma gestão anterior e que precise de correção.

Auditor

É recomendado que todo condomínio tenha um auditor. Ele deve ser independente, ou seja, não pode ter relações comerciais com ninguém do condomínio (proprietário ou ocupante).

Se a decisão do condomínio for somente confirmar que a contabilidade segue as normas contábeis, um contador é suficiente. Mas, se pretende que toda a atividade de administração feita pelo síndico seja analisada, incluindo sua organização, cumprimento de planejamento, controles e direção, o auditor deve ser um Administrador.

O ideal é que o Conselho Consultivo faça a indicação de auditores para que a assembleia aprove ou que o síndico faça a contratação. Não é um cargo de confiança do síndico, é um posto de confiança da assembleia de condôminos.

Síndico

O síndico é uma posição ocupada por uma pessoa eleita em assembleia. Não há quórum mínimo para a eleição de síndico, nem para sua destituição. O mandato do síndico é de dois anos podendo ser reeleito tantas vezes quantas se apresentar novamente como candidato.

É uma função de poder dentro do condomínio, sendo um cargo executivo. Assim como em um país existe o presidente, no condomínio existe a equivalência.

Eleição do síndico

Em uma assembleia, com pauta que cita como um dos itens a eleição de síndico, ocorre a votação em que votam somente os condôminos (proprietários) e vence o que tiver maior quantidade de votos. Adiante, no capítulo sobre assembleias, a questão do direito a voto é aprofundada.

Entretanto, essa forma que é realizada a eleição para síndico é incorreta, apesar de ser a mais comum.

O entendimento correto é que o síndico é um cargo executivo, ou seja, ele executa o que foi aprovado em assembleia. Não há muito espaço para a criatividade e nem para gastar recursos do condomínio sem que tudo seja aprovado em assembleia. Ele tem a delegação da autoridade da assembleia para executar o que ela decidir.

Sendo assim, é uma posição de poder que não é absoluto. O síndico pode muito, mas não pode tudo.

Sendo assim, o que se observou ao longo de muitas assembleias é que a votação se vale apenas das declarações que os candidatos fazem sobre sua competência e de seus planos de trabalho. Nada é concreto. E, sendo assim, não há como realmente verificar se a sua gestão é ou não boa o suficiente para que ele permaneça no cargo.

No primeiro volume desta coleção, o livro Planejamento no Condomínio Edilício aprofunda a questão de que o candidato a síndico deve apresentar seu Plano de Ação para o seu primeiro ano de mandato. Aqui listamos o que deve conter este planejamento de forma resumida. A ideia é que a votação ocorra com base em um documento formal em que o síndico apresenta o que pretende fazer e sua eleição é acompanhada da votação dos itens pela assembleia. Desta forma, a eleição deixa de ocorrer pela aparência e carisma dos candidatos, e muito menos por declarações que (algumas vezes) são inverídicas.

Por exemplo, um candidato a síndico foi indagado sobre sua experiência na atividade de síndico. Ele respondeu que já tinha sido gerente e que é proprietário de uma empresa de síndico de condomínios.  A realidade é que ele foi gerente de bar e a empresa que ele citou tinha sido aberta no dia da votação para síndico. Nem mesmo a atividade principal da empresa era a de síndico profissional, na realidade é uma atividade de intermediação de serviços de terceiros a serem prestados em condomínios – ou seja, a sua empresa contrata empresas para atuar em condomínios, cobrando uma taxa por contrato firmado.

Para a formalização da candidatura, o correto é que isto seja realizado em primeiro lugar observando se o síndico atual pretende se reeleger e se tem chance para isso. Não havendo necessidade, não há por que abrir um edital de abertura de vaga para síndico, é suficiente a submissão do mesmo síndico para a votação. E, em última instância, caso ele não se reeleja, uma nova assembleia será marcada para em 30 dias escolher o novo síndico.

O procedimento então passa para a Comissão Consultiva. Julgamos que o procedimento de eleição de síndico seja todo detalhado na Convenção e fique no encargo desta comissão que assume o papel de pré-qualificar os candidatos.

Os passos para isso são:

Carta convite

Divulgação de uma carta convite para candidatos ao cargo de síndico. Nesta carta deverá ser publicado se há preferência para candidatos condôminos e se a votação ocorrerá primeiro entre estes ou se a votação será com todos inscritos e qualificados em uma única rodada de votação.

Requisitos para candidatura

Apresentação dos requisitos para a candidatura. Apesar de ser um tanto absurdo, pela legislação atual é possível que um condômino inadimplente possa ser candidato. Entretanto, se isto estiver previsto na Convenção é possível eliminar condôminos em atraso.

É razoável que o candidato apresente suas credenciais para a atividade, ou seja, se for um síndico profissional, deve apresentar a comprovação de sua inscrição no Conselho Federal de Administração, o seu CNPJ, a comprovação de que o CNPJ não possui débitos nas esferas Federal e Municipal (Certidões Negativas). Quanto a sua pessoa, é recomendado que seja apresentada a sua negativa na esfera cível e criminal também.

A Comissão Consultiva deverá buscar também outros dados sobre a vida pregressa do candidato em fontes à sua escolha. Sugerimos observar seu comportamento em redes sociais, já que são um bom indicativo sobre como será sua atividade no cargo.

Obviamente que o candidato poderá após a análise dos seus documentos fazer uma breve inspeção para se inteirar sobre a situação atual do condomínio. Isto poderá ser feito através de uma visita guiada e acompanhada por algum membro do Conselho ou pelo zelador (caso exista). Para complementar a produção do seu Plano de Ação, o candidato poderá até mesmo ter acesso a algum resumo da situação financeira do condomínio.

É normal que o novo síndico pretenda substituir a Administradora e outros – isso deve ser indicado no seu Plano de Ação. Não se admite surpresas após a eleição, isso seria um erro muito triste para o condomínio que elege síndicos sem saber o que ele irá realmente fazer.

Quando o síndico apresentar propostas de melhorias, deve incluir a sua previsão de gastos, como será pago e o cronograma de cada ação. Isto será votado junto com sua eleição.

Análise e divulgação dos resultados

Um problema grave pode advir caso a avaliação seja divulgada. O que ocorre é que está sendo realizada uma razoável investigação sobre os candidatos e dados pessoais sensíveis estão sendo trabalhados. Em razão disso, aplicam-se a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para evitar problemas, sugere-se que seja atribuída uma nota para cada candidato e, no caso de algum item for eliminatório, divida-se a nota final por 2. Desta forma, mesmo que o candidato tenha todas as qualificações, ele será eliminado por não atingir o mínimo de nota acima de 50%. E, todos os dados analisados devem ser destruídos após a votação ou guardados em lugar que seja de acesso somente da comissão e que nunca sejam expostos a terceiros. Recomendamos apenas que sejam destruídos de forma efetiva – não sejam jogados no lixo rasgados, a sugestão realmente é queimar ou picotar em máquina. Não são dados que serão revisados por ninguém, o revisor do trabalho desta comissão é ela mesma e não há motivo para reter estes documentos após a eleição. Eventualmente, para evitar que algum candidato deseje saber o motivo de sua desclassificação basta informar que sua pontuação foi insuficiente pelos critérios internos e nada mais – não apresente sua análise sob risco de provocar situações jurídicas desnecessárias.

Divulgação dos Planos de Ação e breve Currículo

A votação do síndico, ao agir desta forma, poderá ser muito mais transparente e a divulgação dos Planos de Ação dos candidatos com seus currículos irá fornecer todos os dados que os condôminos precisarão para fazer uma escolha baseada em competências e plano de ação.

Apresentação em assembleia e votação

Os candidatos pré-qualificados terão a oportunidade de apresentar a si mesmos e seus Planos de Ação para a assembleia. Por uma questão ética cada candidato faz sua apresentação sem a presença dos outros candidatos – isso é muito humano e profissional. Ao final das apresentações, eles se colocam à frente da assembleia para a votação da forma como for mais adequada para cada condomínio.

Análise e votação do Plano de Ação

Destituição do síndico

O mandato de um síndico pode encerrar em três situações:

1)     Renúncia ou impossibilidade do síndico

2)     Fim de mandato

3)     Destituição

Cada uma destas situações provoca alguns procedimentos internos que o condomínio deve adotar.

Renúncia ou impossibilidade do síndico

Muitas vezes, o síndico está passando por alguma situação que o leva a decidir abandonar a sua posição de síndico. Algumas vezes ele poderá enviar uma carta de renúncia e em outras não. Mas, nem sempre esse fato pode significar a necessidade de tomar alguma providência.

Se o síndico não produziu uma carta de renúncia, apenas abandonou a posição e há testemunhas, o correto é que o subsíndico ou a comissão fiscal ou consultiva faça um contato para obter algum documento que formalize a decisão. O que é necessário é apenas algum documento que comprove a renúncia ou impossibilidade de o síndico continuar na posição.

Estando comprovada a interrupção do mandato, automaticamente o subsíndico deve assumir a posição e obter o aconselhamento das comissões. O próximo passo poderá ser convocar uma assembleia extraordinária para eleger um novo síndico ou aguardar a próxima assembleia para eleger um novo síndico ou subsíndico.

A convenção poderá ter definido o que acontece na vacância do cargo de síndico, seja para a convocação da assembleia no prazo definido ou a promoção do subsíndico imediatamente.

Fim de mandato

Essa possibilidade de final de mandato é previsível e não há por que não fazer o procedimento corretamente e a tempo de ter uma boa eleição do novo síndico ou reeleição dele.

Em sendo viável a possibilidade de reeleição, por conta de um razoável grau de aceitação do atual síndico, o razoável é que se apresente somente o síndico como candidato. Mesmo assim, ele deverá apresentar seu Plano de Ação para o primeiro ano de mandato e já submeter suas propostas para aprovação em seguida de sua reeleição.

Em havendo a pretensão de que existam outros candidatos, o recomendado é que se faça o procedimento descrito do tópico anterior, onde se descreve os procedimentos para eleição do síndico.

Destituição

A destituição de síndico é o momento de maior crise em um condomínio. É o questionamento daquele que administra a coisa toda e deve ser acompanhada pelo advogado do condomínio em todo o processo.

Os motivos de destituição são determinados por lei: praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio.

Deve-se tomar extremo cuidado ao tratar dos motivos e da forma como será dado andamento para a destituição. Em primeiro lugar, qualquer acusação poderá gerar uma ação do síndico contra o condomínio ou ocupantes se não for feita com cuidado. Então, o mais correto é que tudo se faça se maneira profissional, ou seja, só se baseando em provas documentais.

Praticar irregularidades

Entende-se por irregularidades o não cumprimento de obrigações. Por exemplo, as contas devem ser pagas em dia sob pena de suspensão de fornecimento (água, luz, gás e outras). A prova está nas próprias contas. Poderá ser pedido que um auditor comprove a ocorrência, inclusive apresentando se houve motivação de falta de saldo disponível, se foi o caso.

Também podem ser consideradas irregularidades, um eventual desvio de dinheiro do condomínio. Neste caso, é essencial a participação do advogado do condomínio que, provavelmente, irá solicitar uma auditoria que comprove o problema. Este processo de destituição poderá levar o assunto à Justiça para o ressarcimento.

Falta de prestação de contas

A falta de prestação de contas é um descumprimento do Código Civil. Deve ser realizada anualmente no prazo determinado pela Convenção. A falta da convocação da assembleia é um motivo suficiente, assim como é, também, a falta da prestação de contas propriamente dita.

O que ocorre é que muitos síndicos entendem que entregar uma pasta contendo os comprovantes de gastos e recebimentos com uma coleção de relatórios é suficiente. Isso não é suficiente, o entendimento é que ele deve prestar contas da gerência e isso significa explicar outros assuntos além das questões financeiras. Por exemplo, deve ser explicada a substituição de Administradora, troca de empregados próprios por terceirizados, e tudo o mais que se refira ao exercício da sua gestão.

Note que o síndico recebeu um mandato, embora não tenha sido dada uma procuração, o efeito é o mesmo. Veja o que diz o Código Civil:

Art. 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.

Art. 668. O mandatário é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante, transferindo-lhe as vantagens provenientes do mandato, por qualquer título que seja

E, que o síndico deve prestar contas anualmente ou quando for chamado a isto por uma assembleia convocada para este fim, ou seja, antes mesmo de completar o mandato, ele deverá prestar contas se convocado ([11]).

Então, supondo que um quarto dos condôminos peça a realização de assembleia por mera desconfiança do andamento da gestão de um síndico. A convocação fica a cargo de qualquer ocupante que apresente o pedido abaixo-assinado convocando a assembleia. Não há necessidade de aprovação de ninguém, os 25% dos condôminos têm legitimidade para a convocação – se o condomínio tiver uma Administradora, basta comunicá-la para que divulgue um edital de convocação de assembleia.

Dica: A melhor situação é aquela em que ninguém fica constrangido. Se possível sugira ao síndico que evite constrangimento oferecendo a sua renúncia antes do início da assembleia e, dessa forma, a pauta cancela alguns itens podendo ir direto para a eleição de novo síndico. Os pedidos de prestação de contas poderão ser processados e entregues por ele em até 30 dias.

Não administrar convenientemente o condomínio

Este motivo de destituição de síndico é o que é mais difícil de comprovar se não houver um critério objetivo. E, a única maneira que supomos ser aceitável é que ele tenha descumprido determinações da assembleia.

Isto só ficaria configurado se o síndico teve seu Plano de Ação para o mandato aprovado e não tenha cumprido ele ou que não tenha justificado a falha.

Subsíndico

Sua função deve ser definida na Convenção. Em alguns condomínios, ele substitui o síndico na sua ausência apenas.

Alguns condomínios determinam que ele convoca assembleia para eleição de novo síndico, quando há renúncia ou impedimento (destituição). Outros promovem automaticamente o subsíndico para síndico.

Em alguns condomínios, ele participa da gestão (e recebe remuneração por isso), mas na maioria ele não atua e apenas acompanha o dia a dia.

Atendimento pelo síndico

Não é raro que alguns novos ocupantes imaginem que o síndico é um funcionário que fica 24 horas e sete dias por semana, inclusive sábados, domingos e feriados, disponível para atendimento a condôminos e ocupantes. Isto não é possível e nem recomendado.

O correto é que o síndico atenda, mas em horário específico e regular. O melhor é que ele determine que um dia por semana, em um horário fixado com início e fim, em um local no perímetro do condomínio, ele esteja disponível. Nos demais horários, o canal utilizado deve ser o Livro de Sugestões e Reclamações.

O prazo fixado para resposta pode ser de 4 a 7 dias, considerado razoável em praticamente todos os condomínios no Brasil. Entretanto, há casos em que o síndico verifica diariamente o Livro para evitar algum acúmulo ou simplesmente para mostrar um bom serviço.

Relembrando que é neste horário que o síndico poderá permitir o acesso de ocupantes à Pasta de Prestação de Contas, junto com ele. É proibido qualquer ocupante ou condômino levar a documentação consigo seja por qualquer justificativa. Alguns condomínios permitem que o acesso ocorra na Administradora. O mesmo cuidado deve ser tomado: a pasta poderá ser acessada sob supervisão de um empregado da Administradora e nenhum documento poderá ser levado pelo interessado.

Não há impedimento que algum documento seja copiado ou fotografado, desde que não implique em quebra do definido pela Lei Geral de Proteção de Dados – ou seja, não pode conter identificação de pessoas, sendo permitido no máximo a identificação de unidades.

Por outro lado, esse acesso só pode ser dado a dados administrativos que não comprometam indivíduos, ou seja, não se permite o acesso ao Livro de reclamações e sugestões por motivos óbvios.

Condôminos e ocupantes

É necessário definir claramente o que são condôminos e ocupantes sob risco de que a confusão entre as denominações cause problemas de direção no condomínio.

Condômino é o proprietário da unidade ou o comprador da unidade. No caso de alguém adquirir a unidade, ele já é considerado condômino antes de fazer a anotação da compra no Cartório de Registro do Imóveis.

Ocupantes são os ocupantes da unidade, o que inclui, logicamente, os inquilinos que são chamados de locatários na linguagem jurídica.

Eles têm direitos e deveres diferentes em várias situações. Por exemplo, na falta de pagamento da cota mensal prevista e aprovada para pagamento de gastos do condomínio, o devedor não é nenhuma destas pessoas: quem deve é a unidade (casa, apartamento ou outro).

Então, existem 3 personalidades envolvidas na questão: a unidade, o proprietário e o ocupante.

A consequência disso é que nenhum relatório do condomínio deve conter o nome dos ocupantes ou proprietários para atender a privacidade destas pessoas. Uma relação de pagadores ou inadimplentes deve sempre indicar a unidade, nunca as pessoas físicas que morem ou sejam proprietários das unidades.

Um dos maiores erros das Convenções é não estabelecer quais são os direitos e deveres de ocupantes e condôminos em separado. Normalmente, são estabelecidos de forma genérica ou apenas para os condôminos.

Reunião de ocupantes

Um instrumento que poucos síndicos utilizam é a possibilidade de fazer uma reunião de ocupantes ou condôminos para tratar de assuntos do dia a dia que mereçam que o síndico tome ciência das opiniões.

Assim como o Conselho Consultivo pode dar opiniões e conselhos para o síndico, seguindo o que manda a Lei dos Condomínios, também os ocupantes podem ser consultados pelo síndico.

A proximidade entre as pessoas pode ser muito útil no caso de se precisar de quórum para uma assembleia extraordinária (um quarto para a chamada e metade dos condôminos mais 1 para aprovar medidas drásticas necessárias). Por isso, as Comissões devem olhar esta possibilidade de obter engajamento para quando for necessário.

A reunião de ocupantes também pode ser útil para realizar treinamentos aos condôminos. Um deles é trazer o advogado do condomínio para explicar, por exemplo, a Lei do Stalking com a intenção de minimizar o problema de perseguição que porventura exista entre os ocupantes.

Existe a necessidade de que um grupo de ocupantes que permaneça mais frequentemente no condomínio participe de algumas tarefas que são do interesse comum. Por exemplo, em condomínios localizados em torres, é obrigatória a participação de ocupantes na Equipe de Combate a Incêndios. O que ocorre é que os empregados são enviados ao treinamento e isto é completamente errado, já que a permanência dos empregados no condomínio é limitada a poucas horas por semana e os incêndios não escolhem o horário comercial para acontecer. Eles podem ocorrem em qualquer horário e, provavelmente, será no horário de maior concentração de ocupantes no condomínio: a noite, quando a maior parte dos empregados está nas suas casas.

Uma reunião de ocupantes é o excelente momento para estes treinamentos e buscas de engajamento.

Um aspecto interessante a respeito destas reuniões é seu caráter consultivo ou informativo. Elas não têm o poder de tomar decisões, isso só existe em uma assembleia. Por isso, não se faz uma convocação, mas um convite para que elas ocorram.

Um ponto importante é que a Reunião de Ocupantes também pode existir nas Associações de Ocupantes e, nesse outro tipo de organização, pode ter funções definidas no seu Estatuto Social. No condomínio a função desta reunião não é definida na Convenção ou Regimento Interno, ela é um evento distinto e sem função que vá além de ser informativo ou consultivo.

Embora muitos ocupantes achem que estas reuniões podem ser chatas, alguns artifícios podem ajudar no engajamento. Ofereça um lanche de boas-vindas, faça algum sorteio de brindes, vales para uso da churrasqueira comum, palestra sobre algum tema interessante. Em algumas situações, a reunião pode acontecer fora das facilidades do condomínio, como forma de motivar a participação.

Nota-se que dois terços dos condôminos não participam, sendo que os maiores comparecimentos são em assembleias quando são discutidas vagas em garagem, segurança, fechamento de sacadas e, principalmente, reajuste de taxas mensais. Nas reuniões, que não têm esse caráter de decisões, o comparecimento costuma ser bem menor.

Uma observação é que a maioria dos ocupantes que participa destas reuniões são as mulheres e pessoas com mais de 40 anos. As justificativas para não participar de nenhuma reunião do condomínio (inclusive assembleias) são estarem cansados do dia de trabalho, desinteresse sobre assuntos sobre o prédio, pautas e desenrolar da mesma sem objetividade. Também fatores de relacionamento são observados como a discordância com o síndico atual e falta de comunicação com outros ocupantes.

Entre os benefícios de realizar reuniões de ocupantes, o maior ganho está em promover algum evento que será realizado chamando mais ocupantes a participar. Como exemplo, o síndico pode convidar para colaborar com a organização das festas de fim de ano ou juninas. Em um caso conhecido, o síndico recebeu diversas propostas de serviços que poderiam ser oferecidos durante as festas de junho e ouvindo os participantes contratou um grupo de food trucks que ofereceram seus serviços e deu um bom dinamismo para a festividade.

Um ganho que poucos percebem é que esta aproximação entre os ocupantes colabora para que a participação nas assembleias seja maior e que os assuntos de interesse geral possam ser conversados entre os vizinhos que, de outra forma, talvez nem se conheçam entre si. Assim, não parece ser uma boa ideia fazer esta reunião de forma virtual, à distância; mas em alguns condomínios isso pode ser viável e interessante – depende de cada caso.

Empregados, Prestadores de Serviços e Terceirizados

São os executores da maior parte dos trabalhos. Precisam ser treinados de forma contínua e este processo é descrito na última parte do livro Organização em Condomínios Edilícios, já que a forma como isso é feito varia conforme o estágio do condomínio.

De forma geral, além dos controles de suas funções e trabalhistas, é necessário que cumpram obrigações que são específicas de cada condomínio.

Visitantes

A recepção de visitantes é algo normalmente agradável para os ocupantes, mas às vezes pode se transformar em um problema para o condomínio. Em uma situação real, um visitante frequente desobedecia ao limite de velocidade dentro do condomínio e, em uma situação de 3 carros em uma esquina quase ocorreu um acidente com potencial de ter sido grave.

Em outra situação, um grupo de crianças que compareceu a um aniversário teria resolvido brincar de arrastão. Não era a mesma ação criminosa que ocorre na Europa e em algumas cidades brasileiras, a intenção era apenas de fingir estarem aprontando alguma arte. O resultado é que um dos ocupantes não entendeu como uma brincadeira ao ver os jovens com seus rostos cobertos e os fatos seguintes poderiam ter sido muito graves.

Em outro caso, muito chato, a brincadeira foi apertar todos os botões de andares do elevador. O prédio não é baixo e o transtorno foi muito grande e provocou muitas reclamações.

Eventos como estes podem ocorrer em qualquer condomínio.

De qualquer forma, é necessária a existência de alguma organização para evitar que o prazer em recepcionar de alguns vire um problema para outros.

Os visitantes devem ser identificados na portaria e receber a informação sobre o seu trajeto até a unidade. Esta informação pode ser altamente sofisticada como a indicação do elevador que o levará ao andar sem que ele precise nem mesmo acionar os botões. E, também pode ser algo mais simples como a orientação que não ultrapasse os 20 km por hora na velocidade com seu carro. Em um condomínio, a sinalização interna das ruas é completa: todas as esquinas contêm os números de casas de cada face do quarteirão, indicação de mãos duplas, marcação de áreas na pista que são reservadas para bicicletas e pedestres (em azul no piso e tartarugas delimitando), indicação de mão na rotatória, e uma infinidade de outras indicações.

O que ficou acertado é o que vale na Lei, as leis de trânsito valem dentro de áreas particulares tanto quanto nas áreas públicas. Não há necessidade de repetir as leis de trânsito na Convenção ou Regimento Interno para que sejam válidas porque são leis superiores a estas normas. O que significa que o descumprimento pode ser objeto de advertência e multa ao condômino que autorizou o visitante a entrar na área comum.

Veja o que diz o Código Civil, no seu artigo 22:

§ 1º Compete ao síndico: ...

b) exercer a administração interna da edificação ou do conjunto de edificações, no que respeita à sua vigência, moralidade e segurança, bem como aos serviços que interessam a todos os ocupantes; (o negrito é nosso)

Assim, as obrigações do síndico vão além do próprio prédio e áreas comuns: incluem a moralidade e segurança, esta última de forma ampla e geral, significando a proteção das pessoas em todos os sentidos. Então, mesmo que algo não esteja previsto em Lei, se houver risco à segurança ou ameaça à moralidade, o síndico tem a obrigação de agir.

Sendo assim, a organização do condomínio deve manter o Controle de Entradas e Saídas atualizado e disponível para que o síndico possa acessar e identificar qualquer pessoa em qualquer situação. Observe na parte 2 do livro Organização em Condomínios Edilícios mais detalhes sobre este controle.

[1] Lei do condomínio sobre as funções da comissão consultiva

Art. 23. Será eleito, na forma prevista na Convenção, um Conselho Consultivo, constituído de três condôminos, com mandatos que não poderão exceder de 2 anos, permitida a reeleição.

Parágrafo único. Funcionará o Conselho como órgão consultivo do síndico, para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a Convenção definir suas atribuições específicas.

Código Civil sobre as funções da comissão fiscal:

Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.

[2] Art. 1.350: Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger lhe o substituto e alterar o regimento interno. § 1 o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. § 2 o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.

[3] Art. 1.334. ... a convenção determinará: ... III - a competência das assembleias, forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações;

[4] Art. 1.335. São direitos do condômino: ... III - votar nas deliberações da assembleia e delas participar, estando quite.

[5] São equiparados aos proprietários, para os fins deste artigo, salvo disposição em contrário, os promitentes compradores e os cessionários de direitos relativos às unidades autônomas. (Código Civil, Art. 1.334, 2º)

[6] Art. 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato. (Código Civil)

[7] § 2 o O terceiro com quem o mandatário tratar poderá exigir que a procuração traga a firma reconhecida. (Código Civil, Art. 654)

[8] Art. 654. Todas as pessoas capazes são aptas para dar procuração mediante instrumento particular, que valerá desde que tenha a assinatura do outorgante. (Código Civil)

[9] § 1 o O instrumento particular deve conter a indicação do lugar onde foi passado, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da outorga com a designação e a extensão dos poderes conferidos. (Código Civil, Art. 654)

[10] Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico (Código Civil, Art. 1.356)

[11] Art. 1.348. Compete ao síndico: ... VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;