A Lei exige que seja feita a Previsão Orçamentária para cada ano de mandato. O motivo é que existe a filosofia doutrinária de que o condomínio não é um arrecadador de receitas, ele partilha o valor para pagar os gastos do condomínio.
Então, é errado a aplicação de um índice percentual sobre o valor do período anterior. O correto é que se faça a previsão dos gastos, com um bom detalhamento, para que os condôminos se convençam com dados concretos sobre o motivo do pagamento do valor mensal aprovado.
Um erro muito comum é que não seja incluída na Ata da assembleia em que se aprova a Previsão Orçamentária, o detalhamento do que foi aprovado. Ou seja, é erro colocar na Ata somente o valor total mensal previsto ou valores das cotas. Deve constar sempre pelo menos a previsão por grupos de contas.
O responsável por produzir a Previsão Orçamentária é o síndico – é parte da Administração esta tarefa. E, para isso, deve usar os relatórios existentes nas pastas mensais para que use dados reais.
Então, supondo que se utilize o ano anterior para submeter uma Previsão para aprovação pela assembleia. A ideia é que estes dados sejam o mais confiáveis quanto possível.
Se a assembleia irá ocorrer no mês de março, para cotas vigorarem a partir de abril, não existe motivo para que não se considere os meses de janeiro e fevereiro para fazer a projeção. Os dados mais recentes são os mais apropriados porque são a realidade mais próxima dos dias atuais. Neste caso, o síndico pode usar o período de março do ano passado até fevereiro do ano atual, se quiser trabalhar com 12 meses. Ou, também, poderá usar todo o ano passado e mais 2 meses do ano atual, usando 14 meses.
Em qualquer dos dois modos, ele deve buscar estabelecer um valor médio mensal que seja justificável para cobrar a partir do mês de abril.
Mas, não poderá usar estes números da maneira como foram calculados. Deve fazer ajustes. Aumentar o valor na Previsão, quando sabe que o valor da média foi prejudicado a menor pela inflação ou porque já sabe que irá ocorrer algum aumento anormal, como novos impostos ou tarifações. Poderá, também, fazer reduções naquilo que sabe que é prevista a diminuição de gastos.
Assim, o total apurado para um mês futuro deverá ser somado e com isso, é possível saber quanto cada unidade deverá contribuir.
E, é normal que descubra que fazendo desta forma, se conclua que é necessário aumentar o valor das cotas individuais.
Então, o grande erro do síndico será diminuir os valores para conseguir aprovar algum aumento. Isso é errado porque quem deve ter consciência do que será reduzido é a assembleia.
Diminuir gasto em algum item não é decisão do síndico porque isso pode significar redução do serviço prestado aos ocupantes e possuidores. São eles que deverão analisar o que deve ser reduzido, inclusive eliminando algum serviço para que o valor previsto de gastos diminua e, por consequência, a sua cota mensal não aumente.
Quando o síndico mexe os números para diminuir a previsão orçamentária, está assumindo o risco de não conseguir esta façanha e será acusado de gastar além do limite imposto e aprovado pela assembleia. E a imagem da sua gestão fica afetada.
O que é importante na Previsão Orçamentária
A Previsão pode ser feita de várias maneiras e aqui propomos uma que nos parece muito simples e prática. Comece separando os gastos por frequência e, depois, por projetos. A maneira mais fácil de fazer isso é pegar justamente o mesmo plano de contas que é fornecido pelas Administradoras e começar com ele fazendo as separações por frequência.
Gastos Mensais
Uma série de gastos são cobrados mensalmente e pode ser facilmente apurada a média de cada um. Se algum destes gastos for significativo, deve ser tratado com mais atenção. Mas, normalmente dá para calcular a média sem muita dificuldade.
Contas de energia elétrica e água tendem a ficar mais cara no verão, é uma sazonalidade de preços que precisa ser considerada.
Gastos Anuais
Estes gastos, como por exemplo o seguro que é pago anualmente, deve ser somados o período todo e calculado a média mensal. Então, se o seguro do último ano foi pago em 3 vezes, soma-se tudo e divide-se por 12.
Gastos Previsíveis
Esse grupo de gastos contém aquelas situações que são conhecidas, mas quando irão acontecer não é muito certo. Um exemplo típico é o portão de garagem que não se sabe quando irá quebrar, mas sempre quebra sem aviso.
Depois de separar por frequência, fica muito mais fácil projetar os gastos. Então, uma outra conta seriam as obras e projetos, que são chamados de extraordinários.
Gastos extraordinários
Este grupo segue uma regra de projeção orçamentária própria. Cada um tem o seu cronograma de execução e, portanto, de desembolsos. Este orçamento deve ser tratado à parte e apresentado, também, dessa forma – separando dos gastos normais do condomínio.
Reajustes durante o ano
Um dos problemas em fazer média dos meses anteriores é que alguns gastos são reajustados anualmente. Então, significa que o último valor da série anterior usada como base já é o valor a ser usado e deverá ser aumentado com a previsão de reajuste anual.
Isso acontece nos contratos com empresas terceirizadas e com os empregados, que têm o reajuste anual da categoria.
Gastos de final de ano
Ao final do ano é pago o 13º salário e isso precisa ser previsto acrescentando 8% sobre o valor total da Folha de Pagamentos e que será cobrado mensalmente nas cotas.
O valor de férias também é rateado, mas não é pago no final do ano.
Então, o que se faz é a criação de um Fundo de Pessoal, onde isso vai sendo depositado durante o ano e usado quando necessário. O recomendado é que ao final do ano, o valor seja todo zerado e devolvido ao caixa para que não se acumule um fundo de forma desnecessária.
Correção inflacionária
É comum que se aplique o percentual oficial, normalmente, o IPCA. Mas, antes de pensar em percentual de inflação, é necessário entender que o índice oficial já foi manipulado muitas vezes pelos governos e sua confiabilidade não é boa para aplicar a um condomínio.
Cada pessoa possui uma inflação própria. Por exemplo, as pessoas que têm restrições alimentares com alguns produtos sofrem mais com o aumento do que consome do que outras que não usam as mesmas coisas.
O mesmo acontece com condomínios. Alguns consomem produtos de limpeza de qualidade diferente que outros. Então, não há como usar um índice para corrigir vários condomínios da mesma forma. Essa é a solução que algumas Administradoras propõem, usando como referência alguma das associações que elas façam parte.
Outro ponto a ser observado é a tendência de política de governo. Atualmente (2024), temos o crescimento de impostos e isso não pode ser ignorado. Dependendo do tipo de gasto, isso pode significar aumentos acima da inflação.
Margem para imprevistos
Um dos imprevistos mais comuns é o erro da Previsão Orçamentária. E quando ocorre algum aumento geral dos gastos, o melhor é considerar e aceitar que a previsão não é perfeita. Então, é aconselhável colocar 1 ou 2 % do total de gastos a mais como uma folga para erros de previsão.
Os tipos de previsão devem ser usados em conjunto
Não há como acertar qualquer previsão, isso é um fato tão verdadeiro que podemos afirmar que se alguém soubesse como fazer previsões financeiras com muita certeza, ficaria rico. Imagina se alguém pudesse saber quanto vai estar valendo alguma ação de uma empresa daqui a 3 meses? Seria suficiente para ficar rico.
Então, se a melhor previsão é aquela em que o analista consegue acreditar e fazer que outros também acreditem, os tipos de previsão devem ser usados todos ao mesmo tempo para tentar se aproximar do que é mais provável.
Quando o síndico faz uma previsão orçamentária para obedecer a Lei e obter a aprovação da assembleia, ele não está defendendo um valor que será cobrado - já dissemos isso. Ele está mostrando o que será gasto e os tipos de previsão que ele pode fazer são:
Previsão estática
É uma projeção dos próximos 12 meses (se for seguir a Previsão Orçamentária anual prevista na Lei), sendo que assume-se que todos os gastos serão iguais ao longo de todo o ano. O erro nesta previsão é que não considera que alguns gastos não acontecem durante todo o ano, como é o caso de seguro que é contratado uma vez por ano e é pago normalmente em 10 vezes. O lado bom desse tipo de orçamento é que serve para começar os trabalhos de Previsão Orçamentária anual, já que ajuda a não "esquecer" alguma conta que é paga anualmente. Não é adequado para condomínios.
Previsão Flexível
Nesse tipo de previsão, todos os meses a serem projetados são incluídos (próximos 12 meses) e todos os gastos também foram. Em cada mês vai sendo colocado o valor previsto. É muito bom porque permite que os gastos anuais sejam indicados e os reajustes (contratos, salariais e outros) também, nos meses em que acontecerão. Ao final, a previsão anual pode ser feita usando o gasto médio futuro projetado. Pode ser bom para o condomínio, mas tende a errar muito se não considerar corretamente a previsão de inflação do condomínio.
Previsão Contínua
Nesse modelo de previsão, todo mês o síndico faz a previsão do que irá gastar no mês. Se o valor ultrapassar o valor aprovado em assembleia para seus gastos, deverá providenciar a autorização do Conselho Fiscal para que o saldo em caixa banque o gasto excedente. Recomenda-se que nesse caso, em havendo repetição de gastos maiores que o aprovado na assembleia por mais de 1 ou 2 meses, uma assembleia extraordinária seja convocada para nova aprovação de Previsão Orçamentária, com o aumento das cotas mensais do condomínio. Trata-se de um procedimento que todo síndico deve fazer mensalmente, mas não é útil para a aprovação de uma Previsão Orçamentária anual para ser aprovada na assembleia por verificar somente um mês a cada vez.
Previsão Ajustada
É uma modalidade de previsão que pressupõe que o condomínio já esteja em um grau avançado de evolução no seu ciclo de vida. A Previsão Orçamentária é aprovada com folga de 5 a 10% (ou até mais), para absorver a inadimplência com a folga prevista. A cada mês, o valor da cobrança (boletos emitidos) poderá ser menor quando a inadimplência foi menor e ao final do ano se faz uma compensação cobrando a mais sobre o que faltou durante o ano ou descontando da última cota do ano o valor que sobrar no caixa destas sobras do ano. Requer controle mais rigoroso e só funciona em condomínios em que a interação entre todos é sem conflitos. Não faz sentido em condomínios que usam sistema de Garantidora de créditos.
Previsão com base histórica
É a forma mais comum entre os condomínios. Toma-se um período (ano anterior ou últimos 4 ou 5 meses) e se faz a média dos gastos. Sobre este valor aplica-se o percentual de previsão de inflação futura ou a reposição da inflação passada. Muitos condomínios aceitam o percentual sugerido pelas Administradoras e isso pode ser um erro já que cada condomínio tem sua inflação por consumir itens diferentes da média de outras que foram usadas pelas Administradoras. O mais correto é sempre usar os últimos meses, preferencialmente 3 meses quando se está em períodos de inflação, como é o que vem ocorrendo de 2023 em diante. Nessa abordagem o correto é acrescentar alguma previsão de inflação, mas aceita-se que não se corrija imediatamente postergando para uma nova assembleia para reajuste no meio do ano. É interessante que seja acrescentado um percentual de 2% para folga nos gastos.
Previsão instantânea
Nessa previsão sempre se usa a média de gastos dos últimos meses e se ajusta já com os aumentos conhecidos cada gasto. Chama-se instantânea por ser muito rápido fazer a Previsão desta maneira. O único problema é se o síndico esquecer algum gasto anual, por isso deve sempre observar a média do ano anterior, buscando por algum gasto que não tenha ocorrido nos meses que usou para fazer a previsão. É a previsão orçamentária que mais se aproxima da realidade nos primeiros meses e se for adotado um acréscimo de folga (2 a 5%), costuma evitar novas assembleias para reajuste no meio do ano.
IMPORTANTE: Depois de feita a Previsão Orçamentária, tome o último mês disponível e veja se o valor previsto pagaria as contas desse mês. Se a sua previsão não for suficiente para pagar as contas do mês passado, será impossível que durante o ano este valor vá cobrir os gastos do condomínio. E, aí, o síndico estará cometendo má gestão financeira, passível de destituição. Entende-se que um mês pelo outro, na média, existam alguns meses que falte dinheiro e noutro em que sobre dinheiro. Mas, se não cobre os gastos nem do último mês, significa que a Previsão Orçamentária é incorreta. Se for aprovado um valor a menor, o síndico é culpado por não expor completamente o risco dessa decisão que foi induzida por ele e é de sua responsabilidade. Isso é conhecido como Responsabilidade Fiscal: o síndico não pode gastar mais do que for aprovado na Previsão Orçamentária.
Live realizada em março de 2024
Extraído do livro "Organização em Condomínios Edilícios"
