Uma dúvida frequente é sobre quais documentos são válidos para que o síndico preste contas da sua gestão sem ter problemas. Junte-se a isso o fato que nem sempre os prestadores de serviço emitem nota fiscal e, até mesmo, o valor é tão ínfimo que o gasto com a nota fiscal pode ser maior do que o valor do serviço ou produto.
Isso cria um problema, já que não há uma regra única e válida. Até mesmo a legislação é aberta quanto ao fato, já que há empresas dispensadas da emissão de nota fiscal, especialmente as de serviços que prestam contas somente ao Estado no nivel de município.
O que diz a lei sobre documentos aceitos para comprovação de gastos pelo síndico
A legislação não especifica documentos específicos para comprovar as despesas realizadas pelo síndico, mas existem algumas práticas comuns e recomendadas que podem ser utilizadas como comprovantes. Esses documentos servem para demonstrar a legalidade e a transparência das despesas, assegurando que foram realizadas de acordo com as normas estabelecidas para os gastos do condomínio.
Alguns exemplos de documentos que podem ser utilizados como comprovantes de despesas são:
Notas fiscais e recibos: São documentos emitidos pelo fornecedor ou prestador de serviços, comprovando a realização da compra ou contratação do serviço. Devem conter informações detalhadas, como o valor, a descrição dos produtos/serviços adquiridos, a data da compra, o CNPJ/CPF do fornecedor, entre outros dados relevantes.
Orçamentos: Não podem ser utilizados como comprovantes de despesas quando o síndico precisa contratar um serviço ou adquirir um produto e faz a solicitação de orçamentos prévios. Os orçamentos servem para demonstrar que houve uma pesquisa de mercado e a escolha do fornecedor/prestador de serviços foi feita de forma consciente e transparente.
Contratos e acordos: São documentos formais que estabelecem os termos e condições da prestação de serviços ou fornecimento de produtos. Devem ser redigidos de forma clara e conter informações detalhadas sobre o serviço/produto, prazos, valores, responsabilidades das partes, entre outros aspectos relevantes.
Extratos bancários: Não podem ser utilizados como comprovantes de pagamento das despesas, principalmente quando são realizados por meio de transferências bancárias, cheques ou débitos automáticos. Os extratos bancários devem mostrar claramente as transações realizadas, identificando os beneficiários e os valores pagos. A única exceção é para serviços conhecidos como típicos de pagamento por débito em conta (serviços públicos, luz, agua, etc). Em outros casos, a indicação só do pagamento não justifica o gasto para o auditor - não há a explicação no extrato do motivo do débito na conta corrente.
É importante ressaltar que, além dos documentos comprobatórios, o síndico deve manter uma organização adequada dos registros do condomínio, como livros de atas de assembleias, balancetes, demonstrativos de receitas e despesas, entre outros. Esses registros contábeis são fundamentais para uma gestão transparente e auditável, garantindo que todas as movimentações financeiras do condomínio estejam devidamente documentadas e em conformidade com as normas legais e estatutárias.
O que pensa o auditor de condomínio
O auditor de condomínio sempre irá verificar, mesmo que seja de forma menos detalhada, mas muito atenta, que existam comprovantes dos gastos. E, algumas considerações serão feitas.
Em primeiro lugar, o valor é relevante o suficiente para que seja exigida a Nota Fiscal. Em tese, independente do valor, deve existir um comprovante. Entretanto, nem sempre a Nota Fiscal é obrigatória e, então, fará questão somente se o valor for relevante e seja um gasto que exista Nota Fiscal de forma corriqueira por conta da atividade.
Então, a troca de pneus de 2 veículos do condomínio é exigida a Nota Fiscal (além de 3 orçamentos). Mas, o conserto de 3 furos de pneus que gerou um gasto que não é tão irrelevante será exigido um comprovante do gasto, mas não uma Nota Fiscal porque a Prefeitura isenta os borracheiros de emissão de nota fiscal (pelo menos na minha cidade).
Sobre um recibo em substituição da Nota Fiscal
Os recibos são documentos importantes para comprovar os gastos do síndico a favor do condomínio. Para que sejam aceitos como comprovantes adequados, é recomendado que contenham os seguintes dados mínimos:
Identificação do condomínio: O nome do condomínio deve estar claramente indicado no recibo, para identificar o tomador que gerou o gasto. Isto para evitar que um gasto pessoal possa ser apresentado como gasto do condomínio.
Descrição detalhada do serviço ou produto: O recibo deve conter informações claras e detalhadas sobre o serviço prestado ou o produto adquirido. Isso inclui a descrição específica do item ou serviço, quantidade, valor unitário e valor total.
Data do pagamento: O recibo deve indicar a data em que o pagamento foi efetuado. Isso ajuda a rastrear e registrar adequadamente as transações financeiras.
Identificação do fornecedor: É fundamental que o recibo contenha as informações de identificação do fornecedor ou prestador de serviços, como o nome completo ou a razão social, CNPJ/CPF, endereço e contato.
Assinatura e identificação do responsável: O recibo deve ser assinado pelo fornecedor ou prestador de serviços, juntamente com a sua identificação, como o nome e/ou carimbo, para garantir a autenticidade do documento.
Além desses dados mínimos, é importante que os recibos sejam emitidos de forma legível e em papel timbrado, quando possível. Isso confere maior credibilidade e profissionalismo ao documento.
É sempre importante seguir as normas e regulamentos internos do condomínio, além de estar atento às exigências legais e contábeis aplicáveis à gestão condominial. Pode ser que na Convenção ou Regimento Interno exista alguma norma específica. Já tive acesso a uma Convenção em que havia a exigência de fornecimento de Nota Fiscal sempre. Aí, nesse caso, até mesmo o conserto do pneu do veículo do condomínio teve que ser feito em uma empresa especializada (custou mais caro, lógico).
E se o auditor duvidar do gasto
Em um caso que atendi, houve a compra de um tapete que vi pessoalmente na visita técnica de auditoria ao condomínio. Eu realmente achei o tapete adequado para o uso que foi dado, mas fiquei meio impressionado com o valor pago por ele e por não haver uma nota fiscal, mas um recibo. Usando o recibo de compra (não havia nota fiscal) fui até a loja para conhecê-la e tirar a minha dúvida sobre o preço de tapetes em geral. Realmente foi confirmado que havia algo estranho porque o tapete comprado era, na verdade, um retalho de um carpete vendido em rolos. E, retalhos são vendidos a preço menor (justamente por não serem muito úteis para fazer a cobertura de carpete em pisos). Havia um engano pois o valor do retalho usado pelo condomínio teria um preço muito menor do que o recibo. Mas, tudo ficou esclarecido mais tarde pois confirmou-se que havia um zero a mais (à direita) no recibo. Para mais detalhes, teria que comentar o restante do caso e isso exporia o síndico e o condomínio, por isso encerro aqui o exemplo.
Qualquer documento serve para justificar e comprovar gastos?
Como foi visto, a comprovação deve ser contundente. O que pode ser feito para ter uma regra a ser seguida é que seja aprovado em assembleia de condôminos um valor reajustável automaticamente para o qual, sendo abaixo dele, seria dispensada a tomada de 3 orçamentos. E, os orçamentos devem ser incluídos na Pasta Mensal de Prestação de Contas do Condomínio.
O auditor deve estar familiarizado com as práticas fiscais que dispensam a emissão de Nota Fiscal.
Mas, é incorreto que o síndico ou qualquer outro faça compras em seu nome ou sem informar o nome do condomínio para buscar depois o ressarcimento. Isso não é correto e será apontado pelo auditor como um procedimento administrativo incorreto.
