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Neste artigo demonstramos o que é má gestão no condomínio, inicialmente sobre a visão financeira. Recebemos como resposta de um síndico a afirmação que a acusação de má gestão financeira é uma afirmação leviana e sem fundamento, já que seria algo difícil de comprovar pois se trataria de apenas uma opinião. Isso não é verdade, são 5 séculos de história do desenvolvimento dos fundamentos que embasam a definição científica do que vem a ser a má gestão financeira.
Em qualquer família, quando se gasta mais do que os rendimentos, é previsível que todos terão problemas em breve - é simples entender que quando se gasta mais do que se ganha existe aí um problema de gestão e por ser na área financeira, existe má gestão financeira. É um conhecimento do senso comum e não precisa ser explicado. Mas, como isso acontece em um condomínio? Por ser uma organização, realmente não é aceitável apontar a má gestão se não existir critérios.
A administração financeira se baseia em três pilares que justificam todo este ramo do conhecimento que são a Segurança, Rentabilidade e Liquidez. Existe consenso mundial de que esses pilares devem servir como sustentação. Vejamos o que significa cada um deles:
Segurança
A segurança financeira está relacionada com dois aspectos no condomínio: o dinheiro está seguro ou existe algum risco de perder este dinheiro?
A segurança do dinheiro significa que ele esteja em algum lugar, depositado, de forma que se qulquer um que faça alguma movimentação, ela fique registrada para que possa ser responsabilizada e que o acesso para movimentar seja controlado por todos no condomínio - só movimenta quem recebeu esta autorização para fazer isso em uma conta de depósito que tenha segurança contra roubos.
Lógico que isso significa que o condomínio deve ter a sua conta bancária em que só movimenta a conta as (poucas) pessoas que receberam o mandato para isso. Na Lei, o mandato é uma obrigação jurídica que alguém assume e que significa que deverá prestar contas do que fizer.
Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato. (Código Civil, Art. 653)
No caso do síndico causar prejuízo para o condomínio, não há dúvida que ele vai ressarcir o condoínio porque recebeu um mandato:
O mandatário é obrigado a aplicar toda sua diligência habitual na execução do mandato, e a indenizar qualquer prejuízo causado por culpa sua ou daquele a quem substabelecer, sem autorização, poderes que devia exercer pessoalmente. (Código Civil Art. 667)
Então, se o síndico coloca em risco o dinheiro do condomínio, ele é passível de ser processado, independente do valor. Por exemplo, quando o condomínio possui um caixinha para pequenas despesas e acontece algum desvio de dinheiro dele, o síndico é culpado - ele colocou em risco dinheiro do condomínio.
Lógico que o caixinha é um valor pequeno e, muitas vezes, a assembleia acaba não acompanhando ou acaba perdoando o síndico. Mas, e quando se fala de todo o dinheiro do condomínio?
Algumas administradoras operam só com o uso de Conta Coletiva, conhecida no marketing delas como Conta Pool. Trata-se de uma conta bancária da Administradora, no CNPJ dela em que recebe o dinheiro de todos os condomínios que administra e de onde ela paga as contas do condomínio. Este é um caso interessante porque nunca nenhum auditor ou condômino vai realmente saber o que se passa no dinheiro do condomínio a não ser pelos relatórios que ela produz. Então, se a Administradora tiver má intenção e sumir, falir ou desaparecer com o saldo de todos seus clientes, nada se pode fazer - o dinheiro de todos sumiu!
O síndico, portanto, está deixando o dinheiro em um lugar que não é seguro!
Rentabilidade
Em qualquer família, se existe dinheiro disponível, ele não pode ficar guardado embaixo do colchão senão ele vira pó. A inflação e o aumento crescente de impostos que vemos no último ano (2023-2024) mostram claramente que o dinheiro precisa ser colocado em alguma aplicação para render algum valor que reponha um pouco da perda do poder de compra que esse dinheiro tem.
Se o síndico deixa dinheiro parado em conta bancária sem ser aplicado, ele está produzindo prejuízo ao condomínio por não aplicá-lo. Temos casos de condomínios quem têm no mínimo 100 mil reais disponíveis na conta corrente durante meses, não aplicando esse valor - a justificativa parece piada: é para não usar o caixa para outro fim que não seja pagar as contas.
Liquidez
Se a família não tem dinheiro disponível para uma oportunidade, perde dinheiro. Suponha que a família recebeu a oferta de uma casa a um valor muito baixo para assumir a dívida dalí pra frente e o negócio seja realmente muito bom. Se ela tiver essa quantia para dispor na hora, pode fazer um grande negócio. Em outra situação, suponha que você foi internado e precisa pagar o pronto-socorro imediatamente, você precisa ter uma reserva que seja rápido de acessar.
A mesma coisa acontece com o condomínio. Existem basicamente 3 tipos de contas financeiras do condomínio: caixa, provisões e fundos.
Caixa é a conta corrente bancária, em que fica o dinheiro para o dia a dia, pagar contas e receber as cotas dos condôminos. Nessa conta bancária, o correto é fazer aplicações que possam ser resgatadas imediatamente, para que fique muito pouco no saldo e garanta alguma rentabilidade. Se o caixa estiver aplicado em algum investimento que demore dias para resgatar, não há liquidez que se espera.
Provisões são as contas financeiras que serão usadas em uma data certa com alguma despesa que é conhecida. Por exemplo, existe a Provisão de 13o, em que o condomínio separa um pouco por mês para pagar o 13o do final do ano para os empregados. Tem que ser uma aplicação que permite sacar uma parte em novembro e outra em dezembro. Se for uma aplicação de longo prazo que não permita programar este saque, ela não é uma aplicação que tem liquidez. O ideal é que seja uma aplicação que faça o resgate fácil na própria conta corrente quando o dinheiro for necessário.
Fundos são as contas financeiras que no Condomínio tem regulação ou controle da Convenção ou da Assembleia. A Lei determina que exista um Fundo de Reserva e que serve para emergências ou para uso com autorização da assembleia para gastos que não sejam ordinários.
Existem, também, os Fundos de Obras que são criados para receber cotas ou rateios extraordinários e que precisam ficar separados das outras contas do condomínio e que podem ser usados só para o seu destino. Estes fundos precisam estar separados em uma aplicação bancária separada da conta corrente e só vão para a conta corrente quando existir um gasto relacionado com estes fundos. E, como são para uso imediato e somente quando é necessário, não podem estar em uma aplicação que demore dias para ser resgatado. Então, o Fundo de Reserva e o Fundo de Obras devem estar disponíveis para resgate imediato. Mas, se o Fundo de Obras está sendo formado para uma obra futura para início um ano depois, nada impede que se aplique e uma aplicação que renda mais e que tenha o resgate só no prazo final.
O que é má gestão e o que é boa gestão
Como se vê, os pilares da Administração Financeira são claros e objetivos, mas, mesmo assim, não fica fácil provar que o síndico está fazendo uma boa ou má gestão. Para isso precisamos dar mais alguns passos no conhecimento sobre o tema.
O que diz a lei sobre má gestão
A Lei brasileira serve de critério por ser objetiva; define exatamente os deveres do síndico e o não cumprimento, independente de consequências na esfera jurídica, constituem per si fundamento para o estabelecimento de má gestão. Os critérios para entender o que é má gestão, então, se baseiam inicialmente na Lei.
Outra maneira de entender o que é má gestão, é o uso da Ciência. Neste contexto, a Administração é que por ter suas funções definidas em Planejamento, Organização, Direção e Controle, este último referindo-se ao Controle Financeiro, serve para apontar o que é a boa administração, por consequência é útil para definir a má gestão também.
A má gestão pode ser entendida como inépcia ou não administrar convenientemente o condomínio.
Inépcia na função de síndico
"Inepcia no exercício da função de síndico" refere-se à incapacidade, falta de habilidade ou de competência do síndico em desempenhar suas responsabilidades de forma adequada na administração do condomínio. Esse termo é usado para descrever situações em que o síndico, por despreparo, omissão, desconhecimento ou negligência, falha em cumprir as atribuições básicas que lhe são exigidas por lei, pela convenção do condomínio ou pelo regimento interno.
Exemplos de inépcia do síndico:
· Falta de Transparência: Não prestar contas de forma clara ou detalhada sobre a administração financeira do condomínio.
· Gestão Financeira Ineficiente: Realizar gastos inadequados, não cobrar corretamente as taxas condominiais, ou não ter um planejamento financeiro, resultando em prejuízos para o condomínio.
· Descuido na Manutenção: Deixar de realizar manutenções necessárias nas áreas comuns, colocando em risco a segurança e o bem-estar dos condôminos.
· Descumprimento de Obrigações Legais: Ignorar normas e regulamentos, como exigências de segurança ou contratos trabalhistas dos funcionários do condomínio.
· Falta de Habilidade para Resolver Conflitos: Não saber lidar com problemas entre condôminos ou entre estes e o condomínio, o que pode gerar tensões e problemas de convivência.
Consequências da Inépcia do Síndico
Quando o síndico é ineficaz no desempenho de suas funções, ele pode ser responsabilizado civilmente e até mesmo ser destituído do cargo, caso o condomínio assim decida em assembleia. Em casos de prejuízo financeiro ou danos ao condomínio, ele pode também ser responsabilizado judicialmente.
Caso o síndico seja considerado inepto, os condôminos têm o direito de convocar uma assembleia para discutir a situação e, se necessário, destituí-lo para eleger outro síndico mais qualificado para a função.
Já tendo ocorrido o período de mandato, sugere-se que um advogado seja consultado sobre o ressarcimento ao condomínio por má gestão.
Qualidade da gestão com base na Lei
Não é raro que alguns síndicos afirmem que o termo “má gestão” é subjetivo. Ao contrário, do ponto de vista de um profissional da Administração é totalmente objetivo. Não se tratar de julgamento na esfera do Direito, mas é a visão da Lei a partir do ponto de vista da Ciência da Administração.
Existem dois fundamentos que justificam o apontamento de que existe má gestão em um condomínio. O primeiro vem da Lei que indica a competência do síndico (Código Civil) com 9 indicações e o segundo vem da Ciência da Administração.
A avaliação da qualidade da gestão vinda da área do Direito, reafirmamos, não é uma análise jurídica feita por um leigo na área, mas uma análise administrativa das obrigações determinadas pela Lei. Então não é uma intromissão na área do Direito, sendo uma interpretação de um campo de conhecimento em que a administração está em foco.
A administração do condomínio é realizada pelo síndico a quem compete (Código Civil, Artigo 1.348):
I - convocar a assembleia dos condôminos; II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns; III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio; IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia; V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores; VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas; VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas; IX - realizar o seguro da edificação.
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Como se constata, as obrigações são explicitamente determinadas pela Lei cabendo ao Administrador cumpri-las.
I – Convocação da assembleia dos condôminos
A convocação de assembleia é uma tarefa administrativa determinada por Lei e, nesse sentido de tarefa obrigatória. A visão da Administração é que existindo problemas significativos e relevantes, como foi observado no exame das Pastas Mensais de Prestação de Contas, o síndico tem a obrigação da convocação de assembleia para deliberar sobre o que realizar já que o condomínio não tinha fundos suficientes para o pagamento em dia dos seus gastos. Ressalte-se que o artigo Art. 1.336, I deixa claro que é obrigação dos condôminos o suprimento de recursos financeiros para o pagamento dos gastos. Assim, o síndico tem a obrigação de convocar assembleia para que modifiquem a Convenção para extinguir esta obrigação ou apresentar que é exigência da Lei o pagamento dos gastos rateados entre eles. Não realizar esta obrigação sugere que o síndico não está administrando convenientemente o condomínio (Art. 1.349).
II - Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
Do ponto de vista da Administração, o foco central desta determinação legal são os interesses comuns. E, no condomínio o pagamento dos serviços prestados por terceiros é de interesse comum porque sem o pagamento os serviços poderão ser suspensos causando transtornos a todos. Por exemplo, a falta de pagamento de serviços públicos (água, energia) gera prejuízo aos interesses comuns. Por exemplo, ao pagar repetidamente contas de energia com atraso justificando que as cotas são recebidas somente após o vencimento demonstra inépcia por falta de planejamento financeiro e por não realizar a arrecadação suficiente para ter capital de giro disponível para bancar os descasamentos normais entre recebimentos e pagamentos. Em situação igual, o síndico que atrasa o pagamento justificando falta de caixa está demonstrando a sua incapacidade de gerir os recursos de maneira adequada porque tem a obrigação de convocar assembleia para apresentar a situação e fazer com que os moradores providenciem os recursos para o pagamento – não fazer isso indica que não está cumprindo sua obrigação de cobrar o valor devido para o pagamento dos gastos.
Todos os condôminos são obrigados a bancar os gastos do condomínio e suas cotas condominiais não são receitas, são contribuições para o pagamento destes gastos, sendo dever do condômino “contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção” (Artigo 1.336, I, do Código Civil).
Assim, existem somente duas possibilidades quando os gastos são maiores do que a arrecadação: aumenta a cota condominial ou diminui os gastos. O síndico não tem outra opção já que o interesse comum do condomínio está acima de qualquer outra alegação no que se refere a arrecadações e gastos. E, principalmente, o síndico é um administrador que faz o que é determinado pela Lei, Normas e assembleia – ele não tem o poder de decidir por si só não pagar alguma obrigação do condomínio.
Esta situação é crítica também porque o síndico não pode desembolsar para gastos ordinários mais do que o total aprovado na Previsão Orçamentária. Então, mesmo que o condomínio tenha dinheiro em caixa, seu gasto não pode exceder o valor aprovado pela assembleia para cada finalidade.
Então, para defender os interesses do condomínio que são entendidos como a continuidade dos serviços recebidos, quando os gastos superam a arrecadação de cotas condominiais deve convocar uma assembleia para votar pela suspensão ou redução de serviços ou, o que é mais comum, reajustar o valor da contribuição de todos.
Não havendo aprovação de aumento de cota condominial ou redução de gastos, o síndico deve tomar alguma ação pois poderá ser responsabilizado administrativamente por má gestão, por exemplo:
· Por não conduzir a assembleia para uma decisão necessária (aumentar cota ou corte de gastos)
· Por, eventualmente, utilizar recursos de outras contas (fundo de reserva, por exemplo) para gastos ordinários sem aprovação da assembleia (desvio de finalidade)
· Por gastar mais do que foi aprovado na Previsão Orçamentária
O que caracteriza má gestão, no caso deste parágrafo da Lei é não executar atos necessários à defesa dos interesses comuns, neste caso conduzindo a assembleia para uma decisão nesse sentido. O síndico deve ter capacidade de dirigir a assembleia para obter uma solução que seja compatível com a defesa dos interesses comuns.
III - Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
Os condomínios são uma organização civil com uma característica em que os condôminos têm interesse concreto nos fatos que possam ser de interesse comum. Ao atribuir ao síndico a obrigação de comunicar em assembleia qualquer assunto de interesse comum, tanto na esfera judicial quanto administrativa, os Legisladores repetiram a mesma tese aplicada ao mundo dos negócios.
No caso dos condomínios, logicamente que todos os procedimentos judiciais em curso são de interesse de todos uma vez que se ocorrer alguma condenação para pagamento de valores, todos arcarão com o desembolso. Entretanto, os processos judiciais correm por longos períodos e sua comunicação pode ser gerenciada ao longo de várias assembleias, informando-se o início, andamento e conclusão.
Porém, no caso de questões administrativas, o impacto é rápido e as consequências podem ser praticamente imediatas. Diariamente o síndico é exigido a tomar decisões que são do interesse de todos e o cumprimento desta determinação legal precisa ser dosada de acordo com a efetiva importância, senão as assembleias teriam que ser diárias.
Assim, a necessidade de comunicação deve ocorrer quando algum critério determine que se trata de algo relevante, como por exemplo quando os gastos de um mês ocorreram acima do aprovado na Previsão Orçamentária com tendência que esta situação seja permanente.
Os Legisladores previram a existência de um Fundo de Reserva destinado para cobrir gastos emergenciais, de forma que o síndico possa resolver o problema em benefício do interesse comum devendo apenas comunicar o fato em assembleia imediatamente após o evento.
Mas, quando o gasto adicional é permanente, a Lei determina a convocação de assembleia para a comunicação do assunto para a solução (aumento de cotas ou redução de gastos).
Por consequência, a compreensão de que existe má gestão quando a convocação não é realizada é natural. Não cumprimento da comunicação da situação que leva o síndico a descumprir o aumento de gastos além do aprovado pela assembleia ou, pior, a suspensão de serviços por falta de pagamento. Em situação mais crítica, o síndico estaria a pagar gastos com recursos não destinados a isso.
IV - Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
Do ponto de vista da Administração, obedecer a Leis e Normas é o mínimo que se espera de alguém que administra alguma coisa. A Lei não precisa dizer que deve ser obedecida, mas as Normas foram citadas explicitamente. A Convenção é a lei maior dentro do condomínio, abaixo dela está o Regimento Interno. A Convenção trata dos assuntos estruturantes do condomínio, como fosse a Constituição para o país. O Regimento Interno trata dos assuntos relacionados com a convivência.
As assembleias têm poder de tomar decisões que se transformam em normas tão logo estejam aprovadas, mas decisões que alterem a Convenção ou Regimento Interno só estarão exigíveis para terceiros após o seu registro.
O conjunto formado pela Convenção, Regimento Interno e decisões de assembleia registradas em Atas é chamado de Normas e devem obedecer, também, as Leis nacionais, estaduais e municipais.
É considerada uma boa gestão quando o síndico obedece a Leis e Normas no exercício das suas atividades administrativas no condomínio.
E, por outro lado, é considerada má gestão quando o síndico, por exemplo, paga despesas ordinárias em montante maior do que o que foi aprovado na previsão orçamentária. E, também, quando não convoca a assembleia para resolver o problema.
Também é considerada má gestão se o síndico utiliza o Fundo de Reserva (ou qualquer outro fundo) para cobrir gastos ordinários. Mesmo quando a assembleia aprova este uso, que não deveria acontecer, o síndico está sendo um mau gestor porque permitiu que a situação financeira degradasse ao ponto de consumir recursos destinados a emergências ou desenvolvimento do condomínio para cobrir buracos de caixa.
V - Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
Entre as obrigações do síndico, o papel de zeladoria é algo que ele pode delegar para um empregado na função de zelador, mas sem que ele deixe de ter a responsabilidade pelas funções administrativas determinadas pela Lei.
Um exemplo interessante disso é o caso dos mercadinhos de conveniência instalados nos condomínios que consomem energia elétrica e remuneram com um percentual de suas vendas. Em um caso hipotético o condomínio poderia instalar um medidor de consumo com a intenção de aferir se o gasto com energia está sendo coberto pelo percentual de vendas recebido. Se ficar confirmado que o mercadinho apresenta prejuízo financeiro, nada impede que, ao levar o assunto para a assembleia, o serviço seja mantido em nome do benefício a todos da disponibilidade de um serviço útil a todos. Ou seja, o prejuízo financeiro pode ser considerado aceitável pela assembleia em nome do benefício da conveniência. Neste caso, a determinação de zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores foi dada pela assembleia. Um síndico não tem a alçada para julgar o interesse comum. Seria má gestão se o síndico não tivesse a iniciativa de aferir o resultado financeiro e, pior ainda, se não levar o assunto para que a assembleia julgue o que é do seu interesse. Note que o síndico deve calcular se o serviço é ou não vantajoso do ponto de vista financeiro e que a assembleia é quem decide se manterá ou não, no caso de prejuízo financeiro por querer o serviço disponível.
Em outra situação, a churrasqueira está rachada, com deficiência na exaustão e com risco de provocar ferimentos nos usuários. Aí tem-se a má gestão por um mau serviço de zeladoria do síndico, mesmo que ele tenha um empregado na função de zelador. O síndico deve controlar quem recebeu dele a incumbência de fazer algum serviço – ele não passa o trabalho e deixa que seja executado sem supervisão.
VI - Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
A obrigação determinada por Lei é que o síndico produza o orçamento de despesas do condomínio e esta previsão refere-se, principalmente, aos gastos ordinários. O motivo é que os possuidores são obrigados por Lei a pagar estes gastos:
São deveres do condômino: I - Contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção; (Código Civil, Art. 1.336) |
Então, pode-se dizer que o síndico está realizando uma boa gestão quando tem sucesso em produzir uma boa previsão que irá ser suficiente para os gastos de um ano, sem que seja necessária uma assembleia para reajustar o valor após alguns meses.
O problema, mais comum, é que muitos síndicos delegam a produção desta previsão orçamentária para a empresa de apoio administrativo (Administradora) que nem sempre faz um bom trabalho por falta de entendimento das particularidades de cada condomínio que atende. Normalmente, usa bases erradas e índices de correção inadequados para o condomínio, embora pareçam boas para a maioria dos condomínios que ela atende.
O síndico que aceita as previsões sem questionamento está sendo um mau gestor por não participar da etapa de planejamento mais importante do condomínio. É má gestão quando não participa do processo de produção da previsão. A situação é pior quando a previsão é rejeitada pela assembleia e o síndico não toma a atitude de apresentar opções para reduzir os gastos ou simplesmente explicar que os condôminos são obrigados a pagar o valor projetado e a aprovação é legalmente exigível por conta da Lei.
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos ... (Código Civil, Art. 1.350) |
A inabilidade de resolver este impasse é inépcia na função de Direção, segundo a Ciência da Administração. O síndico deve resolver esse tipo de conflito usando suas habilidades pessoais ou profissionais.
Resumidamente, se o síndico não teve êxito em aprovar sua previsão orçamentária porque a assembleia não aceita o aumento do valor das cotas, pode-se entender que o síndico não está fazendo uma boa administração porque não soube demonstrar a real necessidade do aumento. É uma situação em que para não descumprir a Lei, o síndico deveria colocar seu cargo à disposição da assembleia, já que será responsabilizado se gastar mais do que foi aprovado nos gastos ordinários. Para não ser apontado como culpado pela má gestão gastando mais do que aprovado, deve evitar a aplicação de um percentual sobre o valor anterior porque isso oculta o destino real da sua previsão orçamentária. Usar um percentual de correção anual é um erro de procedimento que tende a criar a armadilha financeira que abala a reputação do síndico quando se aprova índices menores do que o que realmente são necessários.
VII - Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
Existe na Lei o dispositivo que obriga os condôminos ao pagamento das contribuições e nas Normas está prescrita a forma de punir os que atrasem o pagamento. Da mesma forma, as Normas determinam quais são as penalidades por descumprimento de regras prescritas na Convenção, Regimento Interno ou decisões de assembleias registradas nas Atas.
Então, é má gestão quando o síndico perdoa algum acréscimo por atraso de pagamento ou isenta algum possuidor de alguma multa por infração.
Da mesma forma, a compensação de valores é entendida como má gestão se não estiver explicada na Pasta de Prestação de Contas mensal. Se um valor devido pelo possuidor for compensado com algum outro pagamento (por exemplo de taxa de uso de algum serviço paga e não utilizada), é necessária a explicação detalhada do motivo que o recurso foi reservado, deixando outro possível usuário sem a disponibilidade, tendo o valor compensado para pagamento de algum débito com o condomínio. Isso precisa ser explicado para que não reste dúvida de que não houve prejuízo ao interesse comum. É função da Comissão Fiscal verificar esse tipo de ocorrência e, eventualmente, exigir que o síndico restitua o valor no caso de uma compensação que causa prejuízo ao interesse comum.
O síndico nunca pode isentar ninguém de qualquer valor devido ao condomínio e se fizer isso tem-se aí um elemento que caracteriza a má gestão.
VIII - Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Então, sendo um administrador de recursos alheios, precisa demonstrar sem nenhuma sombra de dúvidas o que faz com os recursos que recebe porque isso está na Lei. Ele deve aprovar o orçamento de despesas porque é a base para o cálculo das cotas condominiais que serão cobradas dos moradores.
Esta exigência foi repetida em um artigo específico da Lei:
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas (Código Civil, Artigo 1.350) |
Então, se um síndico deve prestar contas da sua gerência, ela deve ser compreensível para as pessoas a quem se deve esta obrigação – as pessoas devem ter relatórios que ajudem a entender o que estão recebendo como prestação de contas!
Alguém poderia dizer que o balanço financeiro do condomínio é a melhor forma de apresentar a prestação de contas. Isto é absolutamente questionável. Basta saber que os alunos das áreas de negócios em faculdades demoram pelo menos todo o primeiro semestre só para compreender como se produz o balanço e outro semestre para conseguir interpretá-lo. Não se pode esperar que leigos na área de negócios consigam compreender um balanço financeiro sem fazer um curso.
Então, os demonstrativos financeiros dos condomínios não podem ser altamente técnicos e herméticos com difícil compreensão. Mensalmente são produzidas as Pastas de Prestação de Contas que devem apresentar detentores do interesse comum, quanto e de quais unidades foi:
· cobrado referente ao rateio em Cotas Condominiais
· recebido como Cotas Condominiais
· registrado como valores a receber (inadimplentes e atrasados)
· recebido dos inadimplentes e atrasados
· recebido antecipadamente
· arrecadado por serviços taxados (churrasqueiras, salão de festas etc.)
Se existe alguma obra em andamento, ela deve ter sido aprovada em assembleia. Então, é interesse comum saber:
· Quanto e de quais unidades foi cobrado, recebido, antecipado e recuperado
· Qual o andamento da execução da obra
· Como está ocorrendo o consumo do orçamento financeiro da obra
Isso significa que deve existir uma Prestação de Contas separada de cada obra em andamento, mostrando quanto foi cobrado para a sua execução, quanto foi gasto, quanto já foi feito, o que falta, enfim demonstre tudo o que se refere a ela, de maneira simples e fácil de entender.
E, para ter uma visão mais ampla das finanças do condomínio, deve apresentar um Resumo Financeiro, de cada uma das contas gerenciais, contendo o saldo inicial de cada mês, os recebimentos (receitas, cotas condominiais e rateios), os gastos (despesas ordinárias, investimentos e outros), transferências entre contas gerenciais e o saldo final.
Não é difícil assumir que se o síndico não apresenta estes relatórios tem-se que sua prestação de contas está incompleta – portanto, tem-se má gestão pela falta de cumprimento da obrigação legal de prestar contas de maneira completa e que esgote por si mesma qualquer dúvida.
O caso de má gestão mais grave ocorre quando o síndico supõe que a obrigação de produzir os relatórios com conteúdo correto (com os valores reais) seja da empresa de apoio administrativo (Administradora) e que ele não tem responsabilidade nenhuma em apresentar os relatórios corretos. O caso do síndico que anota nos relatórios que pediu que a Administradora corrija os relatórios pratica má gestão sem dúvida nenhuma, já que os relatórios não fazem o que deveria fazer que é prestar contas da sua gerência. Note que quem presta contas é o síndico e que ele contrata uma empresa de apoio administrativo para que ela faça os relatórios, mas a responsabilidade por ter relatórios corretos e fáceis de entender é do síndico. Ele não deve pedir que a Administradora corrija os relatórios – ou ele mesmo corrige ou ele manda que a Administradora faça isso. A Administradora é contratada para dar apoio administrativo, o administrador é o síndico.
Mas não se pode ignorar que o texto da Lei confunde os leigos na área de Administração de Condomínios. “Prestar contas à assembleia” não significa “apresentar as contas”. Antes disso, deve-se observar que a prestação de contas é apresentar o que foi realizado. Essa exigência tem relação com a obrigação que alguém que recebe mandato tem com os que o nomearam para a função.
Os termos "mandato", "mandatário" e "mandante" têm significados específicos, que coincide nos contextos jurídico e administrativo. No caso de condomínios o síndico atua neste cargo durante um período de mandato.
O mandato é concedido pela assembleia que autoriza o síndico a agir em nome do condomínio. O mandato é concedido em eleição e só é válido perante terceiros após o registro da Ata de Assembleia. As Leis e Normas estabelecem os direitos e deveres do síndico e do condomínio nesta relação jurídica.
O síndico recebe o mandato e está autorizado a agir em nome do mandante (condomínio). O síndico deve agir de acordo com as instruções e limitações estabelecidas no mandato. Ele tem a responsabilidade de cumprir a tarefa para a qual foi nomeado, sempre no melhor interesse do mandante.
Mandante (condomínio) concede o mandato, autorizando o síndico a agir em seu nome. O mandante pode definir as condições e limites do mandato e tem o direito de revogar a autorização a qualquer momento, desde que respeitadas as condições existentes na Lei e nas Normas.
O síndico sendo mandatário e o condomínio sendo o mandante, na mesma Lei encontra-se outro dispositivo que deixa mais explícito que se deve dar contas da gerência e não apenas apresentar as contas financeiras:
O mandatário é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante, transferindo-lhe as vantagens provenientes do mandato, por qualquer título que seja. (Código Civil, Art. 668) |
Esta determinação de dar contas ou prestar contas, então, é muito mais do que apresentar contas, deve incluir os atos tomados pelo mandatário (síndico) durante sua gestão.
Em um exemplo de mandato tem-se a figura do curador de uma idosa que recebe a nomeação para o mandato de curador. Ele deve prestar contas da sua gestão incluindo não apenas os registros financeiros, mas o bem-estar do idoso. A prestação de contas inclui, portanto, atos e fatos. Não é só apresentar comprovantes, deve demonstrar que não recebeu benefícios adicionais por conta do seu cargo e tudo o que gastou foi em benefício da idosa. No condomínio é igual.
Outro exemplo de mandato é aquele em que alguém assume a função de síndico durante a vacância do cargo. Isso é automático no caso do subsíndico, mas em alguns casos outro que não foi eleito para o exercício da função de síndico assume com a concordância ou ciência geral para que os interesses do condomínio não sejam prejudicados. Assim, o que se tem é o mandato de fato, embora não seja o mandato de direito.
Assim, o síndico que pratica a boa gestão explica em sua Pasta de Prestação de Contas também as decisões e outros atos praticados que tenham relação com o interesse comum do condomínio. Sendo assim, não explicar os atos e fatos implica em desobediência ao artigo 668 do Código Civil e, portanto, é má gestão por desobediência a Lei da mesma forma que omitir relatórios necessários como os listados anteriormente.
IX - Realizar o seguro da edificação.
A característica jurídica dos edifícios em que danos ou perda do imóvel pode causar prejuízo a todos proprietários justifica que seja realizado o seguro dele. Mas não é muito conhecido o fato de que se o edifício não mantém suas obrigações em dia, o seguro pode ser anulado de pleno direito.
Então não adianta que o síndico faça o seguro do prédio se não estiver com regularidade junto ao corpo de bombeiros. Esta exigência é especialmente grave no caso de incêndio. Da mesma forma, se o edifício não realiza todas as manutenções preventivas, irá perder o direito a garantia de equipamentos e até mesmo da construção.
Todo condomínio deve ter um Plano de Manutenção que detalha o que precisa ser feito, quando e como de maneira detalhada. Também deve ter o controle que mostra a execução mensal de tudo o que precisa ser realizado, quem fez e em que dia.
Então, uma boa gestão é aquela que não apenas mantém as obrigações em dia no que se refere a fiscalizações municipais e bombeiros, mas também quando tem o Plano de Manutenção Predial em dia. E a má gestão é caracterizada por omissão nestas atividades.
Concluindo
Assim, fica estabelecido com base na Lei os parâmetros que definem a má gestão, sendo que quanto mais itens estiverem com problemas na atuação do síndico tem-se a confirmação do problema. Entretanto isso não indica a gravidade da má gestão, o que só pode ser aferido com a determinação do prejuízo causado por atuação com má gestão. Para isso, um perito ou auditor da administração é necessário para a devida apuração.
Qualidade da gestão com base na Ciência
O critério para estabelecer o atributo de má gestão no desempenho de um síndico pode ser definida com base nas funções da administração, da mesma forma como seria para um profissional Administrador.
Logicamente que o síndico que não é profissional tem o direito de não conhecer a Ciência da Administração, até mesmo porque qualquer pessoa pode receber o mandato de síndico. Entretanto, para isso o síndico pode (e deve) contratar o apoio administrativo para realizar estas obrigações da função. Prevendo isso, os Legisladores incluíram na Lei o dispositivo que permite ao síndico que delegue parte de suas atribuições a terceiros, deixando que cada condomínio crie suas limitações para isso:
O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção. (Código Civil, Art. 1.348, § 2º) |
Note que tanto o síndico profissional que é Administrador no exercício regular da sua profissão quanto o síndico orgânico, podem realizar esta delegação de funções.
As funções administrativas não estão definidas na Lei e não é necessário isso já que foram descritas faz mais de um século quando Henry Fayol, um dos fundadores da Administração Científica e os cientistas posteriores listaram: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Modernamente, a função de Controle incluiu com destaque o Controle Financeiro na última destas funções. Estas funções são apresentadas nas primeiras semanas de qualquer curso técnico ou superior de Administração.
O critério para examinar o desempenho de um síndico para avaliar a qualidade da sua gestão é realizada de maneira distinta em cada uma destas funções.
Planejamento e Controle
Esta função da administração corresponde ao trabalho de estabelecer antecipadamente como será o trabalho do síndico. Com base na situação atual, o síndico deve planejar suas ações para cada ano tanto nas suas ações quanto nas questões de ordem financeira.
De maneira simplificada, as etapas do planejamento são o diagnóstico, a projeção e o controle.
O trabalho começa com um diagnóstico, que pode ser feito isoladamente, mas é preferível que seja realizado com o Conselho Consultivo do condomínio. Na falta deste, o Conselho Fiscal é a solução viável. Os Conselhos possuem conhecimento sobre os problemas e necessidades do condomínio e irá colaborar muito na etapa de diagnóstico e, depois, na aprovação em assembleia.
A etapa seguinte é projetar o que será realizado e no caso de existir necessidade de recursos (financeiros ou não), o síndico deverá obter a aprovação da assembleia para sua execução. Lógico que pequenas decisões não necessitam de aprovação em assembleia, mas as que impactam financeiramente o condomínio precisam obrigatoriamente desta aprovação. Sendo assim, um indicador de má gestão é a realização de atos que resultem em desembolso de recursos financeiros sem a devida aprovação da assembleia de condôminos.
Também é feito o diagnóstico financeiro que examina a situação atual das contas do condomínio para determinar se está ocorrendo algum desvio do que é desejável. Este exame deve ser extremamente objetivo e segue os indicadores financeiros pertinentes para condomínios.
A projeção realizada no planejamento resulta em um plano de ação em que os atos a serem praticados pelo síndico serão listados e, quando necessários, aprovados previamente na assembleia de condôminos. E, no caso dos valores financeiros, é criada a Previsão Orçamentária (obrigatória por Lei) que deve ser aprovada pela assembleia e que serve de base para a cobrança das contribuições das unidades ao longo do ano de mandato.
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos ... (Código Civil, Art. 1.350) |
E, ao final, durante o ano de mandato, o planejamento precisa ser acompanhado. É a função do Conselho Fiscal, mas o síndico que faz boa gestão ele assume para si o controle através de um relatório mensal que compara o Orçado com o Realizado.
A falta de Controle ou a verificação de que o Planejamento não está sendo cumprido pode significar que a atividade do síndico pode não estar tendo a característica de boa gestão. Suponha a situação em que os gastos mensais são superiores ao que foi aprovado na assembleia quando da aprovação da Previsão Orçamentária. E, para evitar a interrupção dos serviços do condomínio, a assembleia tenha sido induzida ao uso dos recursos do Fundo de Reserva. Tem-se aí um caso em que o Fundo de Reserva não poderia ter sido utilizado para cobrir gastos ordinários – não é este seu objetivo. Também é o caso de que o síndico deveria levar o assunto para a assembleia de que a arrecadação é insuficiente e que não está dentro da Lei que os condôminos não banquem os gastos mensais do condomínio. Tem-se aí a má gestão pelo fato do síndico não demonstrar sua capacidade de liderar a assembleia para o perfeito funcionamento do condomínio.
Qualidade da gestão com base na Administração Financeira
A origem dos indicadores financeiros de condomínios busca a Segurança, Rentabilidade e Liquidez do condomínio. Estes indicadores tiveram origem nos primórdios da existência de condomínios, na Roma Antiga do século I, na mesma época do início da Era Cristã, ou seja, milênios antes do capitalismo. A segurança financeira refere-se à obrigação do síndico de manter o dinheiro e outros recursos do condomínio preservados e protegidos de possíveis perdas.
Então, não apenas a Instituição Bancária onde se mantém as contas do condomínio deve ser objeto de exame, como também os tipos de aplicação e investimentos que sejam realizadas.
Segurança
No Brasil, os condomínios podem manter contas correntes em dois tipos de instituições financeiras: bancos comerciais e cooperativas de crédito.
Nos dois tipos, existe o Fundo Garantidor de Crédito que irá garantir que o saldo existente nas contas correntes seja disponibilizado para o correntista no limite de até R$ 250 mil por instituição. Então, a boa gestão do síndico se mede ao limitar o volume máximo deste valor por cada instituição, mantendo contas em tantos bancos ou cooperativas quanto forem necessárias para manter valores inferiores a R$ 250 mil em cada um.
Adicionalmente o síndico deve observar que o FGC garante o saldo na conta corrente, mas não apresenta nenhuma garantia sobre as dívidas que uma Cooperativa de Crédito tenha por ocasião da sua falência. Ou seja, mesmo que o FGC garanta o saldo da conta corrente, a dívida que um condomínio assumiu ao se tornar um cooperativado dessa instituição no caso de sua falência não está garantido. Por este motivo, entende-se que o bom gestor não mantém conta corrente bancária em uma Cooperativa de Crédito, já que a segurança destas instituições é relativa.
Por outro lado, tanto Bancos como Cooperativas oferecem inúmeras oportunidades de investimento e aplicações financeiras. E, assim como as instituições, estas aplicações também têm o seu grau de risco.
O grau de risco das aplicações é uma avaliação feita pelas instituições financeiras e fiscalizada pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e Banco Central (BACEN) em notas que vão de 1 a 5 (ou 7 em alguns bancos). Esta nota serve para classificar as aplicações para 3 perfis de investidor: conservador, moderado e arrojado.
O perfil Conservador é o mais adequado para os condomínios porque prioriza a segurança nos investimentos com baixa tolerância ao risco. As aplicações nesse perfil têm característica de maior preservação do patrimônio e liquidez. Os tipos de aplicação mais comuns são títulos do Tesouro Direto, CDB de baixo risco, CRI, CRA, debêntures, LCI e LCA.
O perfil Moderado está associado ao investidor que aceita um pouco mais de risco para ter uma rentabilidade maior. O objetivo do condomínio não é o de produzir lucro, mas de ratear os gastos entre os condôminos, então por definição este não é o perfil condizente com qualquer condomínio. Enquadram-se neste perfil os CDB de risco médio ou alto, ações e até mesmo em fundos imobiliários.
O perfil Arrojado, também chamado de Agressivo, é proibitivo para condomínios. São aplicações de retorno mais alto, mas que renunciam à segurança e inclui não apenas ações, mas até mesmo criptomoedas e outros investimentos especulativos.
Não há dúvida que constitui má gestão a decisão de síndico em realizar aplicações que não sejam do perfil Moderado. Para isso, o síndico deve pedir o “espelho” da aplicação. Este documento recebe este nome porque é transparente e é produzido sob supervisão da CVM e BACEN para orientar o cliente de forma que só faça aplicações conhecendo o grau de risco dela.
Algumas aplicações são garantidas pelo FGC, assim como as contas correntes e o síndico deve observar esse aspecto, obrigatoriamente evitando as que não oferecem esta segurança.
Os gerentes de Bancos e Cooperativas de Crédito são obrigados a não oferecer produtos de perfil moderado ou arrojado para clientes que são conservadores. Esta classificação é realizada a partir de um questionário preenchido pelo síndico anualmente e é pedido pelo Banco. Caso as respostas indiquem que o condomínio não é conservador, o síndico deve responder novamente até obter a classificação de perfil Conservador para o condomínio.
Em levantamento recente tomamos um condomínio como exemplo em auditoria para confirmar que as aplicações estão se realizando dentro do perfil Conservador. Note que independente do nome da aplicação (CDB, Fundo de Renda Fixa ou qualquer outro), o grau de risco varia e deve ser verificada pelo síndico e este documento apresenta não apenas o grau de risco como também as garantias de cada aplicação.
Foram identificadas as aplicações, do condomínio tomado como exemplo, no Bradesco nos seguintes produtos bancários:
Nome da aplicação | Grau de Risco | Proteção |
LCI DI Bradesco | 1,0 (Baixo) | FGC |
LCA DI Bradesco | 1,0 (Baixo) | FGC |
CDB Baixa Automática | 1,0 (Baixo) | FGC |
PLUS DI | 1,0 (Baixo) | Não |
Um aspecto que não pode ser esquecido é que o FGC garante o valor total de até R$ 250 mil por banco, ou seja, não é por tipo de aplicação ou conta. E, note que nem sempre um grau de risco baixo significa que é uma aplicação protegida. No caso do Fundo PLUS DI, apesar do baixo grau de risco, por ser um Fundo de Investimento, não é garantido pelo administrador (banco), do Gestor, de quaisquer mecanismos de seguro ou FGC, segundo o “espelho” desta modalidade.
Então, constitui-se em má gestão o síndico ao realizar aplicações em que o grau de risco for superior ao nível 2 e que não tenham proteção.
Rentabilidade
O condomínio não é uma instituição que visa lucro, mas a perda do poder aquisitivo do dinheiro em seu poder não é admissível. Então, deixar dinheiro parado na conta corrente sem aplicação para repor a perda inflacionária é uma obrigação do síndico. Além de considerar as questões de Segurança, é considerada má gestão quando o valor disponível não aplicado é considerável.
Não existe uma régua que diga qual é o valor admissível para manutenção em conta corrente sem aplicação, mas a boa prática de administração financeira sugere que seja o gasto projetado de uma semana para pequenas instituições, como é o caso dos condomínios.
Isso pressupõe que semanalmente o síndico deverá fixar um dia para os pagamentos e resgatar o valor correspondente com alguma margem de folga para estes débitos.
O síndico, então, para fazer uma boa gestão no que se refere às finanças do condomínio deve buscar entre as aplicações que sejam de baixo grau de risco, aquelas que ofereçam melhor rentabilidade.
Muitos acreditam que ao aplicar o dinheiro do condomínio em Poupança estão tendo a vantagem da garantia, que é o FGC, mas na prática é conhecido que é a menor rentabilidade possível para o dinheiro do condomínio, só perdendo para algumas aplicações diárias com resgate diário ou automático. Mas, o que poucos notam é que na Poupança de pessoa jurídica, como é o caso dos condomínios, a remuneração é trimestral, não é como nas pessoas físicas que é creditada mensalmente.
Também, em algumas aplicações de investimentos, o valor dos tributos financeiros pode ser alto nos resgates em curto prazo, ou seja, pode acontecer de que uma aplicação resgatada em poucos dias devolva ao condomínio um valor menor do que o que foi aplicado.
Estes cuidados precisam ser planejados antecipadamente com auxílio do gerente bancário e a falta deste planejamento financeiro com a sua assistência caracteriza a má gestão da coisa financeira.
Em um caso particular, o síndico afirma que não existe obrigação de que os recursos livres do condomínio sejam aplicados para obtenção de rendimentos. Este argumento é incompatível com a responsabilidade que o síndico deve ter de que os valores recebidos serão corrigidos para evitar a perda do seu valor, seja pela inflação ou qualquer outro motivo. Então, ao deixar de aplicar o saldo livre existe aí a responsabilidade por não fazer o uso devido do dinheiro recebido em mandato.
Liquidez
Ao final, o síndico deve procurar aplicações coerentes com a previsão de uso do dinheiro. Então, se é feita uma provisão mensal para garantir o pagamento dos encargos trabalhistas de final de ano, como o 13º salário, a aplicação deve ser resgatável em novembro e dezembro. Não faz sentido uma aplicação de maior prazo que impeça o uso do dinheiro. E, também, as aplicações com prazo superior a um mês tendem a remunerar melhor a aplicação.
Uma questão que poucos notam é que ao aplicar em CDB nem sempre é do tipo que permite o resgate antecipado e, quando permitem, a perda de remuneração é alta dando até como resgate o mesmo valor da aplicação.
A gestão de aplicações em CDB é muitas vezes complicada, já que a cada aplicação, é gerado um novo título, o que dificulta muito o controle.
Qualidade da gestão de Caixa, Fundos e Provisões
Os condomínios mantêm contas gerenciais que representam o caixa, que é chamado de capital de giro nas empresas, e que é o dinheiro necessário para o pagamento dos gastos. Esta gestão é feita com base mensal.
O síndico deve considerar que o condomínio poderá passar por alguma dificuldade, tipicamente a substituição do ocupante na função de síndico, troca de contas bancárias para outra instituição ou dificuldade em recebimento de garantidoras de créditos.
Por conta disso, a boa prática de gestão financeira sugere que seja mantido como caixa mínimo um capital de giro equivalente a um mês de gastos. Alguns condomínios, mais precavidos, chegam a manter até 3 meses de gastos como capital de giro. Isso para que em caso de emergência, o Fundo de Reserva seja preservado.
Mas o Caixa não é formado a partir de uma cobrança adicional dos condôminos. Ele deve ser formado a partir de economias sucessivas ao longo de meses (e até anos), formando um valor que deverá ser aplicado em investimento com resgate no mesmo dia ou no máximo até uma semana. Isso significa que a Liquidez é mais importante do que a rentabilidade, mas sem desconsiderar a Segurança da aplicação.
Também existem os Fundos e Provisões nos condomínios. É importante o entendimento de que esses nomes precisam ser usados corretamente pelo síndico.
Fundo é uma conta gerencial do condomínio que tem uma destinação aprovada em assembleia. Ele é arrecadado de forma destacada como rateio ou percentual da cota condominial e a utilização é feita mediante apresentação e aprovação da assembleia de condôminos. O exemplo mais comum foi entendido por juízes no sentido de que o Fundo de Reserva está ligado ao uso em casos de emergência ou para a melhoria dos serviços do condomínio, mas nunca para cobrir gastos ordinários.
Contém trechos retirados do livro Direção em Condomínios Edilícios, L.A.Titton, 2024.
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