O síndico deve prestar contas da sua gerência. E entre os documentos obrigatórios da prestação de contas estão as pastas mensais. Mas você já notou que elas não têm um padrão? Neste artigo apresentamos quais são os relatórios mínimos que um síndico deve exigir que sua Administradora apresente em cada pasta mensal. Outros poderão ser exigidos, mas estes são os que um Auditor precisa para compreender e analisar a gestão financeira e se ele precisa disso é porque é o mínimo que os condôminos deveriam ter acesso.
A pasta de prestação de contas reflete a boa gestão
A falta de regularidade entre as pastas tanto no seu conteúdo quanto na ordem que os relatórios são apresentados cria problemas que dificultam o cumprimento da Lei (código civil) que determina a Prestação de Contas para a assembleia, precedida de análise e parecer do Conselho Fiscal do condomínio e, também, a análise da auditoria da administração do condomínio.
O condomínio possui conta corrente própria onde ocorrerão todas as movimentações financeiras. Não é admissível qualquer movimentação feita fora da conta corrente.
Não é aceito nenhum recebimento que não seja por crédito direto na conta corrente, ou seja, todas as cobranças feitas aos ocupantes e condôminos devem sempre ser feitas por eles mesmos na conta corrente. A Administradora e qualquer outro não tem autorização para fazer recebimentos em nome do condomínio.
Todos os pagamentos deverão necessariamente sair da conta corrente. Deverá constar na Pasta de Prestação de Contas mensal:
Comprovante do pagamento emitido pelo banco
Nota fiscal ou cupom fiscal que comprove sem dúvidas que o condomínio não está contribuindo para a evasão fiscal
Todas os documentos fiscais sempre deverão ser emitidos para o Condomínio, no seu CNPJ. Não é admitido documento fiscal em nome de terceiros.
Todos os pagamentos deverão ser feitos em nome do contratado ou fornecedor, responsável pela emissão do documento fiscal e do contrato (caso exista um).
No caso de aquisições acima de R$ 5.000,00, independente de ser um gasto ordinário previsto na Convenção ou Regimento interno, deverão constar 3 orçamentos e a explicação do síndico sobre a razão da sua seleção de um dos orçamentos.
Poderão ser justificativas válidas apenas a seleção por qualidade ou por preço e isto deve ser anotado no comprovante de pagamento ou na Nota Fiscal que comprove o pagamento.
No caso de compra parcelada, em todos os meses em que ocorreu o pagamento deverá constar a Nota Fiscal com a anotação de qual parcela se refere o pagamento ocorrido. Nos meses seguintes da compra, não há necessidade de adicionar novamente os 3 orçamentos.
Não é admitida a existência de caixinha ou similar. Os pagamentos de pequeno valor deverão sempre ser acompanhados do documento fiscal (Nota ou cupom fiscal) emitido em nome do Condomínio.
No caso de a Administradora contratar terceiros para execução de serviços de suporte administrativo (cópias, taxas, correio etc.), os comprovantes fiscais deverão ser encaminhados junto com o comprovante de pagamento. Não será aceito que a Administradora faça a cobrança de ressarcimento por todos os serviços apresentando recibos ou qualquer documento que não seja emitido com comprovante fiscal em nome do condomínio.
Não será admitida a criação de contas “contábeis”. As contas deverão apresentar exatamente o que consta nos extratos bancários. Veja no exemplo abaixo que por qualquer motivo foi feita uma transferência da conta caixa para uma conta de “Fundo de Reserva contábil”. É um artifício da contabilidade criativa que este condomínio não admite em hipótese nenhuma. Se não houver saldo para a aplicação na conta bancária de investimento que corresponde ao Fundo de Reserva, isto deverá ser comunicado pela Administradora, por meio de memorando, na pasta de prestação de contas. O mesmo procedimento deverá ser adotado também para qualquer outro Fundo criado pelo Condomínio. As providências a serem tomadas sobre esta falha de gestão financeira do condomínio serão avaliadas pelo Conselho e Assembleia. A Administradora não deve fazer juízo sobre este assunto e não deve omitir este memorando que aponta por esta deficiência de gestão financeira.
Sob nenhuma hipótese deve constar qualquer identificação das unidades que não seja o seu número.
Todas as páginas da pasta devem estar numeradas com numerador mecânico próprio.
Não se admite nome de proprietário, inquilino, morador ou qualquer pessoa (física ou jurídica) em qualquer relatório.
1. Rol de Relatórios
Este grupo de relatórios apresenta totalizações e comprovantes bancários do mês de referência de cada pasta.
O objetivo é facilitar que os condôminos, representados no Conselho, possam compreender as movimentações financeiras do condomínio.
Fonte: Depositphotos
a) Relatório de Resumo das contas
O objetivo deste relatório é mostrar as movimentações das contas do condomínio.
São 5 colunas apresentando o resumo do que ocorreu em cada conta ao longo do mês da Pasta de Prestação de Contas:
1) Saldo anterior
É o saldo inicial que deve ser idêntico ao que é verificável nos extratos bancários, não é admissível que seja diferente deste valor.
2) Créditos
A soma de todos os valores acrescentados em cada conta durante o mês. Não é por regime de competência, deve ser pelo regime de caixa. Em cada conta, a soma dos créditos deve corresponder exatamente com a soma apresentada nos extratos.
3) Débitos
A soma de todos os valores excluídos das contas. Todos deverão ter seus comprovantes, conforme descrito no capítulo de Pressupostos anterior. Em cada conta, a soma dos créditos deve corresponder exatamente com a soma apresentada nos extratos.
4) Transferências
As movimentações entre contas deverão ser totalizadas nesta coluna. Então, por exemplo, o depósito mensal na conta de Fundo de Reserva deverá ser incluído nesta conta, tendo sido indicada a sua origem na conta do caixa (conta bancária do condomínio). Não há necessidade de apresentação de comprovante da movimentação, já que os extratos comprovam a origem e destino entre contas correntes e contas de investimento (mesmo porque os bancos não emitem comprovantes destas movimentações hoje em dia).
5) Saldo final
É o saldo final das movimentações e deve coincidir totalmente com os saldos finais bancários. Leiaute para este relatório.
b) Totalização por centro de custo
O condomínio precisa saber quanto gasta por cada serviço prestado aos condôminos. Esta totalização se faz por centro de custo. Por exemplo, o serviço chamado Piscina é um centro de custo em que se tem gastos que devem ser totalizados nele.
A churrasqueira também gera custos de manutenção, por exemplo. Mas, além disso, gera ressarcimentos (taxas).
Precisamos, portanto, o valor total de receitas (diretamente ligadas ao consumo destes serviços) e gastos de todos os tipos relacionados a cada centro de custo, independente de ele gerar receita ou gasto; o foco está no serviço prestado aos ocupantes das unidades e condôminos.
Com base nos relatórios atuais, sugerimos alguns, mas sem esgotar as possibilidades:
Administração
Piscina
Zeladoria (serviços prestados diretamente para unidade)
Manutenção geral (serviços não ligados especificamente a uma unidade)
Churrasqueira
Coleta de lixo
Entrega de correspondências
Salão de festas
Note que o serviço de coleta de lixo é algo que é um serviço que é prestado a todos condôminos. Se for possível apurar o custo deste serviço, ele deve ser apurado considerando o tempo proporcional de empregados, eventual consumo de algum material etc. Esse centro de custos não recebe receitas especificamente cobradas de alguma unidade.
A troca de um registro de uma unidade, se for cobrada da unidade, é atribuída para o centro de custos chamado “Zeladoria”. Se não foi cobrado da unidade, entra como “manutenção geral”
c) Demonstrativo de Receitas e Despesas por rubrica de primeiro nível
O objetivo deste resumo é que os membros do Conselho possam avaliar a evolução dos gastos por conta contábil nos últimos meses.
Não consta este resumo. Devem constar os últimos 12 meses ou os meses do ano atual (começando sempre em janeiro). Em todas as pastas mensais deve constar o ano atual (de janeiro até o mês de referência da pasta) e, também, o do ano anterior (janeiro a dezembro).
Deve ser totalizado por rubrica. Não há necessidade de coluna de total (horizontal) porque não tem utilidade, mas é bem-vinda a média mensal dos meses apresentados no relatório.
d) Demonstrativo de Receitas e Despesas por rubrica de segundo nível
Este relatório apresenta as movimentações por conta no segundo nível. No relatório anterior, as rubricas foram agrupadas e neste estão detalhadas.
Apresenta o saldo inicial, os grupos de contas de receitas totalizadas, os de gastos totalizados e, ao final o saldo no último dia do mês.
Refere-se somente às movimentações da conta bancária (conta caixa), ou seja, deve coincidir exatamente com as movimentações do banco – organizadas pelas contas deste nível de contas do condomínio.
É um relatório que apresenta os meses do ano, começando sempre em janeiro. É desnecessária a coluna de total das linhas na última coluna. É desejável uma coluna com a média mensal dos meses apresentados.
Seu objetivo é a análise ao longo do tempo das contas no segundo nível.
e) Demonstrativo Analítico “Conta Corrente”
O objetivo deste demonstrativo é apresentar as movimentações com detalhe de cada movimentação.
A exceção é que nas receitas, os valores devem ser agrupados por mês de referência. Ou seja, as taxas condominiais devem ser totalizadas e apresentadas mostrando claramente o mês de competência.
O objetivo, nas receitas, é conferir de forma transparente os recebimentos que se referem ao mês atual separadamente dos meses anteriores e posteriores. Isto se deve a necessidade de conferir com transparência as competências dos pagamentos recebidos em todos os tipos (taxa condominial, água, fundo de reserva, rateios, folha de pagamento e outros).
Nos gastos, é necessário indicar cada beneficiário e competência a que se refere o pagamento.
Os saldos inicial e final devem corresponder exatamente ao que se apresenta no extrato bancário da conta caixa.
Nos exemplos a seguir (reais), consta a coluna de percentual que é desnecessária e atrapalha o acesso para a coluna mais importante que são os valores, por isso pode ser excluída. A análise vertical de gastos não é realizada neste relatório por não ser agrupado.
Na receita, é necessário que totalize por competência.
Nos gastos, é necessário o detalhamento por favorecido, indicando a data de cada pagamento e seu mês de competência:
f) Orçado X Realizado
Não consta o relatório comparando os valores aprovados pela assembleia na Previsão Orçamentária em vigor no mês contra os gastos efetivados. Esta comparação é essencial para confirmar o cumprimento legal.
As rubricas são as mesmas que são apresentadas anualmente para aprovação da Previsão Orçamentária, que normalmente são apresentadas em grupos (administração, manutenção e outras).
A primeira coluna apresenta os grupos de contas (no nível mais alto) apresentados em assembleia.
A segunda coluna apresenta os valores aprovados na assembleia.
A terceira coluna apresenta os gastos efetivos para cada uma destas contas.
A quarta e quinta colunas apresentam a sobra e falta acumulada até o mês.
O objetivo deste relatório é saber se o síndico está gastando dentro do que foi aprovado.
Existem previsões orçamentárias que são cobradas durante o ano (seguro, por exemplo) para serem pagas em períodos menores. Estas diferenças devem ser consideradas pelos conselheiros e condôminos durante a sua vista nas pastas, a Administradora não deve se preocupar com isso.
O correto é que a média anual de cada conta coincida com pouca diferença do que foi aprovado na Previsão Orçamentária aprovada.
g) Composição das cobranças por crédito
Este relatório contém as cobranças recebidas separado por mês de competência. Por exemplo, sendo a pasta de janeiro inclui os boletos recebidos em janeiro e de competência deste mesmo mês.
Em outro relatório idêntico com outro conteúdo, constam os recebimentos antecipados, ou seja, boletos recebidos em janeiro e de competência de fevereiro.
E, em um terceiro relatório e seguintes, constarão os recebimentos de atrasados e inadimplentes, preferencialmente separados por competência.
Estes relatórios servem perfeitamente para a apuração e conferência dos créditos em conta corrente, ficando completos para apuração ao se somar os recebimentos de inadimplência. Assim, tem-se que os créditos esperados na conta corrente (referentes a boletos mensais ordinários), de forma geral, são os boletos vencidos no mês, mais as antecipações, mais os inadimplentes anteriores e pagos no mês, menos os novos inadimplentes.
Nas colunas deve constar cada unidade, mostrando a que verba se destina, ou seja, Taxa condominial, água, arrecadação extra, fundo de reserva, fundo de pessoal e outras.
h) Emissões
O relatório “Composição das cobranças por vencimento”, deve conter todos os boletos emitidos no mês de competência da pasta mensal.
No exemplo abaixo, no total constam 300 unidades, sendo que o total de cotas é no montante de R$ 201.750,85.
Para cada unidade, deve ser apresentado o valor de cada verba, assim como está no exemplo apresentado para o total.
Deve indicar, o dia do vencimento.
i) Recebimentos
Este relatório é idêntico ao anterior com a diferença de que no anterior são apresentados todos os boletos emitidos. Neste são apresentados apenas os boletos e valores recebidos.
Por este motivo, deve ser indicado para cada unidade a qual verba se refere o valor, a data do vencimento, a data do efetivo pagamento, o valor lançado, os acréscimos e o valor liquidado (soma do valor lançado mais os acréscimos).
j) Rateios e serviços
A lista de rateios por unidade, por exemplo de água, precisa estar em um relatório com título e indicando claramente o número da unidade e o valor cobrado.
No caso de valor individualizado do consumo (água, por exemplo), deve ser indicada a leitura anterior, atual e o consumo.
No caso de serviços, como aluguel de churrasqueira e outros, a unidade deve ser indicada bem como a data da utilização, data do crédito em conta corrente do condomínio, finalizando com o valor.
Nestes relatórios devem ser incluídos serviços prestados para a unidade (troca de registro, por exemplo) e para o morador (aluguel de algum serviço do condomínio).
k) Inadimplência (total)
Este relatório contém a posição no final do mês por unidade, detalhando a competência e vencimento das cobranças (boletos). Deve apresentar o valor original e o valor atualizado (com acréscimos de juros, correção monetária e multa).
A finalidade de ter o valor original é para que se acompanhe tanto o valor original que deve ser coerente com a data que se iniciou o débito, quanto acompanhar o valor total de recebíveis do condomínio. Sua utilidade além disso é a de poder confirmar que as cotas não recebidas foram corretamente incluídas na carteira de inadimplentes.
Deve mostrar o número de unidades com alguma inadimplência, seu percentual e o valor total de recebíveis do condomínio já com os acréscimos.
Mensalmente, é necessária a informação de qual o percentual de recebíveis do mês (emissões) foi recebido. Isto serve para ver a posição instantânea do condomínio.
Também é necessário o percentual de recebíveis acumulado, que é a divisão do valor total de recebíveis em atraso (com acréscimos) dividido pelo valor total das emissões.
l) Movimentação de Inadimplentes
.A pasta deve conter a descrição detalhada dos inadimplentes no começo do mês, o que foi acrescentado no rol de inadimplentes, o que foi recebido e, por fim, o que restou de inadimplentes no final do mês.
Entende-se que o saldo no início do mês são as parcelas que não foram recebidas até o último dia do mês anterior. Não deve ser desconsiderada a unidade que já tenha quitado o valor, mesmo que isso tenha ocorrido no dia seguinte ao final do mês.
Para cada unidade, é necessário que seja apresentada cada rubrica que compõe a dívida (taxa condominial, rateio de água, advogado, custas e outras) mostrando o valor original e os acréscimos, totalizando por unidade.
Ao final o total geral.
m) Conciliação da inadimplência
Esta conciliação é feita para confirmar que todos os créditos na conta corrente estão coerentes com o que se espera encontrar nos relatórios. O valor total de créditos na conta corrente deve ser igual a:
| Descrição |
| Emissões do mês |
(menos) | Valor das unidades que não pagaram no mês atual |
(menos) | Valor das unidades que pagaram antecipadamente até o mês anterior |
(mais) | Valor das unidades que pagaram antecipadamente a cota do mês seguinte) |
(mais) | Valor de atrasados e inadimplentes de parcelas vencidas que foram pagas no mês atual |
(mais) | Créditos de resgate de aplicações eventualmente feitas |
O valor final desta conciliação deve ser idêntico ao total de créditos na conta corrente e, se não for, deve ser apresentada a explicação.
n) Certidões Negativas de Débito
Mensalmente devem ser incluídas as certidões negativas de esfera municipal e federal dos órgãos públicos.
Devem ser incluídas as CNDs do condomínio e de prestadores de serviços terceirizados que mantenham empregados no condomínio.
o) Extratos bancários
O Extrato da conta corrente emitido pelo banco original deve ser incluído. Também, todas as aplicações devem ter seus extratos impressos e incluídos.
Também, é desejável que o mesmo extrato seja emitido a partir do sistema, para que se tenha a conferência sobre os lançamentos executados no sistema apontando os créditos e débitos de forma coerente com o extrato bancário.
p) Ações judiciais
No caso de existência de cobranças judiciais, deve ser incluído pelo Advogado do condomínio o andamento da ação de cobrança.
No caso de ações contra o condomínio, devem ser incluídas nas pastas mensais a posição de processos.
Este é um relatório a ser produzido pelo advogado responsável pelas ações e cobranças.
q) Obrigações trabalhistas do condomínio e terceirizados
Todos os documentos oficiais de transmissão, boleto e comprovante de pagamento de obrigações trabalhistas do condomínio e terceirizadas que mantem empregados no condomínio devem ser incluídos mensal. Essa lista contém o necessário para que tanto os membros do conselho fiscal como o auditor possam confirmar a inexistência de obrigações trabalhistas que possam causar prejuízo ao condomínio no futuro:
Relatório analítico do GPS
Relatório analítico do GRF
Guia de recolhimento do FGTS e comprovante de pagamento
Relação de trabalhadores constantes no arquivo SEFIP
Resumo das informações à Previdência Social cosntantes no arquivo SEFIP
Relação dos trabalhadores constantes no arquivo SEFIP
Comprovante de declaração das contribuições a recolher à Previdência Social e a outras entidades e fundos por FPAS
Cartões de ponto
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