Está se tornando frequente que prestadores de serviços para condomínio entreguem Nota Fiscal fria no condomínio para escapar dos impostos. O problema é que tanto o emissor como o condomínio estão colaborando com a sonegação fiscal e isso é muito indesejável para os condomínios. O pior problema é a falta de informação dos membros do Conselho Fiscal a quem cabe verificar e identificar a ocorrência. Neste artigo explicamos a modalidade mais comum desta prática e como se prevenir.
No dia-a-dia normal do condomínio, são contratados serviços diversos e, lógico, sempre serão recebidas Notas Fiscais dos serviços prestados. São emitidas pelas Prefeituras, já que o imposto incidente é de Imposto sobre Serviços (ISS).
O que poucas pessoas sabem é que o emitente (prestador do serviço) pode cancelar a Nota Fiscal em até 30 dias, tornando a Nota Fiscal inválida e a isso que se dá o nome de nota fria, porque não é mais um documento fiscal quente.
O problema está no próprio sistema e não há uma solução simples. O síndico recebe a nota fiscal e vai comandar o pagamento. Isso ocorre dentro dos 30 dias e, portanto, ele não tem nenhum motivo para duvidar de que a sua operação está completamente idônea e dentro da Lei. O problema é que depois de receber, o prestador de serviços cancela a Nota Fiscal.
Para prevenir faça pré-seleção dos fornecedores
O ponto em questão é que o prestador de serviços é alguém de má índole e a única maneira de se prevenir é fazendo uma seleção de fornecedores antes da contratação.
Para isso é necessário estabelecer critérios para que antes de se tornar um fornecedor de serviços frequentes, seja feita a investigação e se conclua pela sua idoneidade.
No livro Planejamento em Condomínios Edilícios existe esse processo detalhado, mas adiantamos aqui os principais procedimentos:
Passo 1: verifique a idoneidade do CNPJ
Busque no site da Receita Federal se o CNPJ está ativo, se os proprietários são as pessoas com quem você está tratando a prestação de serviços. O link da receita federal para isso é este: Receita Federal
Deve constar como empresa "ativa". Para verificar quem são os sócios, pressione o botão da consulta QSA na mesma página, no final.
Nessa lista constam os sócios da empresa:
Você pode consultar, também, sobre a idoneidade dos sócios. Note quem nem todos os processos necessariamente são negativações. Em alguns casos podem ser processos que os próprios sócios moveram contra terceiros ou até mesmo processos que não negativam estas pessoas.
O site para essa busca pode ser o jusbrasil nesse link: JUSBRASIL. Pesquise o nome usando aspas para que não apareçam nomes parecidos, por exemplo, "nome da pessoa".
Não é uma pesquisa completa ou definitiva, o ideal seria aquela feita nos tribunais por um advogado, mas serve para ter uma noção se existe algo a ser pesquisado.
Passo 2: peça referências
Ao pedir referência de um fornecedor, o pedido é feito (normalmente) para o próprio fornecedor. Então, tenha certeza que ele indicará somente clientes satisfeitos. Isso é normal. Mas, isso pode ser feito mesmo assim, pelo menos é possível saber que o fornecedor tem algum cliente satisfeito. Se for possível e o nível do contato for satisfatório, peça que ele te envie uma nota fiscal do serviço realizado, sugerindo que seja alguma Nota Fiscal antiga, só para comprovar que o cliente é mesmo o cliente. Então, você poderá verificar se a Nota Fiscal é fria ou não...
Para verificar se é uma Nota Fria, na própria nota existe um link para verificação dela. E, acompanha um código de acesso. Em algumas notas já existe um QR code que te leva direto para o site do órgão do governo e mostra a situação da Nota Fiscal. Se o site não completa a verificação da nota, provavelmente é uma nota falsa. Se completar o link e mostrar "cancelada" trata-se de uma nota fria.
Assim, você já terá o primeiro indício da pouca idoneidade do prestador de serviços.
Passo 3: mantenha um histórico de cada fornecedor
Não é comum, mas todo condomínio deveria ter um cadastro de fornecedores em que se anota toda a história do relacionamento ao longo do tempo. Quem indicou, cópia dos serviços prestados, reclamações e elogios e outras anotações.
No livro Organização em Condomínios Edilícios esse controle é justificável para que na mudança de síndicos, o condomínio não perca a história dos fornecedores e, também, para novas compras.
Como identificar uma Nota Fria no Condomínio
Esse é um trabalho que é realizado pelos membros do Conselho Fiscal e pelo Auditor da Administração do Condomínio. Alguns auditores contadores fazem, também, este trabalho mas por meio de amostragem, o que é diferente do processo de auditoria feito por Administradores registrados no Conselho de Administração (CRA), que seguem uma linha de trabalho mais abrangente. Para verificar se o Auditor da Administração do Condomínio é legalizado, consulte no Estado de São Paulo o próprio conselho CRA-SP. Saiba mais no artigo "Como escolher o auditor para a administração do condomínio".
A maior dificuldade para leigos realizarem esta consulta é o prazo da emissão da Nota Fiscal. Em até 30 dias fica difícil identificar porque ainda há tempo para ser cancelada. A partir de 30 dias pode ser usado o procedimento de consulta a notas fiscais.
Como já dissemos antes, na própria nota existe um link para verificação dela. E, acompanha um código de acesso. Em algumas notas já existe um QR code que te leva direto para o site do órgão do governo e mostra a situação da Nota Fiscal. Se o site não completa a verificação da nota, provavelmente é uma nota falsa. Se completar o link e mostrar "cancelada" trata-se de uma nota fria.
Use um serviço de auditoria preventiva no condomínio
Não há dúvida que se o prestador de serviços emite notas frias, o seu serviço poderá, também, não ser de bom nivel. Esse trabalho de verificar é do síndico e sua comissão fiscal, mas a assessoria de um auditor da administração que faça a auditoria preventiva é fundamental para acompanhar essa possibilidade de problemas. Saiba mais sobre os tipos de auditoria neste artigo "Auditoria investigativa em condomínio - entenda a diferença da auditoria preventiva").
