21 de set. de 20236 min para ler

Já tem seu condomínio auditado. Parabéns!

É um momento de alívio saber que a gestão do condomínio contratou o Auditor e você já tem o seu condomínio auditado. Sempre é um momento de satisfação. Mas, você sabia que muitos condomínios ainda não foram auditados? Entenda o que é a auditoria e quando você deve fazer. Afinal, o ideal é manter tudo sempre auditado.

Tipos de Auditoria de Condomínio

Embora os tipos mais comuns sejam a auditoria investigativa e a preventiva, é necessário saber que ela pode ser, também, de tipos de problemas que está se tentando auditar. Veja na tabela:

NECESSIDADE	TIPO DE AUDITORIA CORRETA
Questionamentos na área de engenharia, estrutural, etc	Auditoria feita por Engenheiro registrado no CREA do seu Estado.
Problemas de contabilidade e lançamentos contábeis	Auditoria Contábil por contador registrado no CRC do seu Estado
Problemas jurídicos	Advogado com registro na OAB
Gestão e Administração, finanças, recursos humanos, organização, fraudes, prestação de contas	Administrador com experiência em condomínios e registro no CRA do seu Estado.
Jardinagem e decoração	Arquiteto registrado no CRAU do seu Estado

Essa tabela não teria fim de tantos problemas que poderiam ser objeto de uma auditoria. Mas, o fundamental é confirmar que para cada tipo de questionamento, existe um profissional certo para realizar a auditoria.

Não iremos aprofundar nos tipos de auditoria de outros profissionais, já que nossa atividade neste site é sobre a Auditoria Administrativa.

Como dissemos antes, esta auditoria é muito especializada e sua abrangência muda conforme o foco: preventiva ou investigativa.

Auditoria preventiva

Esta é uma auditoria que é realizada durante o mandato do síndico. Pode ser mensal, bimestral, trimestral, quadrimestral ou semestral. E termina sempre com um relatório final de cada ano.

Seu objetivo é de corrigir os problemas antes que se encerre o ano de mandato do síndico. Ou seja, corrigir enquanto o problema está acontecendo é melhor do que tentar remediar após meses.

Tem uma vantagem especialmente grande para novos condomínios: aprendizado. Uma vez que, a cada período parcial, o auditor tem a chance de fazer a análise, as suas indicações de irregularidades poderão ser corrigidas.

Então, no final do ano, o auditor poderá escolher entre dar o assunto por encerrado, já que foi corrigido, ou, anunciar que foram realizadas melhorias durante o ano.

Esta segunda opção é algo que é do interesse do síndico. Ele apresenta anualmente suas realizações e, grosso modo, estará mostrando que fez melhorias corretivas. E, isso é bem visto pela assembleia.

Um bom exemplo deste ponto é o acompanhamento de gastos. Se o orçamento anual foi aprovado com verbas detalhadas por grupo de gastos, o auditor poderá analisar se os gastos acumulados dos meses estão em média validados com o orçamento. Isso é necessário porque existem gastos que são realizados somente uma vez por ano e precisam ser acompanhados ao longo do ano porque o valor será cobrado um pouco antes e o restante depois do gasto efetivo. São os gastos anuais que se faz provisão antecipada ao pagamento.

Outro exemplo importante é o reajuste de empregados próprios ou da terceirizada. Este é um valor que se altera durante o ano e na auditoria preventiva, será observado que houve o orçamento para o aumento de gasto a partir de um determinado mês. Se houve previsão de reajuste a menor, isso deverá ser avaliado com atenção para que não comece a se consumir o caixa do condomínio. Se a previsão foi exagerada, o valor poderá ou não compensar os gastos em outros itens. Isto será avisado pelo auditor e pode ocorrer de que o auditor entenda que o gasto não poderia ser usado para outro fim e deverá permanecer no caixa. Em cada caso, o auditor irá oferecer seu laudo dentro de um mês e o síndico terá a oportunidade de solucionar o problema com tempo, antes do relatório anual, que é o Relatório de Auditoria Administrativa anual.

Auditoria investigativa

Nesta auditoria, um período de tempo é selecionado. Pode começar em qualquer mês anterior e pode terminar em qualquer outro posterior, inclusive o último mês incluindo o atual.

Seu objetivo é o de analisar um período, normalmente passado, em que existe alguma dúvida ou questionamento, ou que precisa ser auditado seja porque a assembleia decidiu ou a Convenção determinou.

Uma de suas características é validar a gestão naquele período englobando aspectos administrativos abrangentes, em quatro funções:

Planejamento: tudo o que foi realizado deve ter sido aprovado em assembleia, tanto os gastos mensais como gastos extras com projetos que não sejam típicos de gastos mensais. O síndico não pode realizar nada que envolva gastos se não estiverem aprovados pela assembleia. Será analisado se ele cumpriu o gasto das cotas mensais para cobrir os gastos de cada período.

Se existiram projetos em andamento, deverá prestar contas de como a verba destacada e cobrada de cada projeto foi utilizado e se está dentro do projeto original. Não são admitidos gastos não previstos. Isso inclui os famosos "já que". Estes "já que" são coisas a mais que o síndico fez não porque eram necessários, mas porque, por exemplo, "aproveitou" que estava mexendo na sala de refeições e descanso dos empregados e "aproveitou" para reformar o banheiro. Não, se o orçamento aprovado foi para uma coisa, aproveitar para outra coisa também não poderia ser realizada sem aprovação da assembleia - ou, em último caso, com a aprovação da Comissão Fiscal que irá defender sua aprovação perante a assembleia para aprovação a posteriori.

Faz parte desta auditoria se existem os procedimentos do condomínio descritos. Ou seja, existe um manual do morador, outro para a portaria, etc? Cada um deve saber o que fazer em todas situações. Por exemplo, o morador sabe como encaminhar uma reclamação e acompanhar a solução? O porteiro sabe o que fazer em caso de invasão?

Controle: É onde moram muitos questionamentos porque envolve os controles financeiros. Enquanto que na função anterior foi verificado se os gastos realmente são permitidos, nesta etapa são verificados se o que foi pago pelos condôminos realmente entrou na conta corrente e de que forma estes valores foram gastos.

É verificado em cada caso se há Nota Fiscal ou comprovante equivalente aceitável para cada gasto. Em último caso, o auditor poderá ir até o fornecedor e confirmar se aquele preço é o realmente praticado. Estas são algumas verificações do Controle no que se refere à fidedignidade dos lançamentos.

Nos procedimentos serão analisados os lançamentos bancários principalmente. Entende-se que um condomínio controlado não permite que nenhum valor entre ou saia se não for através da conta corrente bancária. Os quebra-galhos de "caixinha" são sempre considerados como um jeitinho que facilita muita coisa, inclusive pequenos desvios por uma auditoria séria.

Mas, os controles não se limitam só a questões financeiras. Vai além até o ponto de verificar se os valores pagos estão previstos em contrato. E, todos contratos com valor significativo serão verificados para encontrar cláusulas abusivas ou valores cobrados indevidamente. Por este motivo que sempre pedimos os contratos, principalmente com terceirizadas.

Em sendo Terceirizadas, o controle é ter todos os documentos desta mensalmente atualizados, inclusive sua situação junto ao Governo e cartórios. Não basta apenas apresentar os comprovantes de recolhimentos trabalhistas.

Note que muitos aspectos analisados nesta área não estão na contabilidade. Um exemplo muito interessante de Controle é que é auditado também o livro de reclamações.

Os controles existentes realmente controlam o que deveriam controlar? Aliás, é muito comum encontrar controles sobre os controles - ou seja, um controle para controlar se outro está sendo realizado! Ou seja, mais trabalho para quê? Não era melhor investir diretamente no controle que se pretende? (este caso encontrei muitas vezes em bancos e só perceberam a loucura depois que foi mostrada).

Direção: Uma das funções analisadas refere-se à maneira como foi realizada a direção das pessoas envolvidas com o condomínio. O objetivo desta análise é o de verificar as relações entre todos: condôminos, terceirizados, empregados, comissões, etc.

Os condôminos problemáticos foram advertidos e multados e o valor foi creditado no caixa do condomínio pela conta bancária? Ou, houve perdão do síndico sem passar pela aprovação da assembleia. Encontramos casos em que o valor da multa se perdeu (sic) e outros em que o síndico "perdoou" dívidas. Nestes casos, a direção está sendo parcial e ilegal - isso precisa ser auditado sempre.

Embora muitas vezes se identifique problemas financeiros, é mais normal encontrarmos problemas neste tópico na maioria dos condomínios que, aparentemente, estavam funcionando bem.

Organização: o objetivo de analisar a organização é verificar se o síndico realmente utilizou a estrutura corretamente ou, até, cometeu alguma infração.

A principal queixa neste ponto é troca de administradora, síndico profissional e outros terceirizados. Mas, em cada condomínio o correto fazer de um jeito que é só dele porque isso é definido pelo Código Civil, mas pode ser alterado (em parte) pela Convenção.

Por exemplo a questão de troca de síndico. O síndico é eleito e só pode deixar de ser síndico por final de mandato, destituição ou renúncia. Ao se contratar um síndico profissional, foram cumpridas as obrigações contratuais? Na destituição, o procedimento foi realizado dentro das normas e leis? Houve dupla função de algum empregado? Há alguma atividade que é exercida sem que seja atribuída a um cargo? Quem assina pelo condomínio acumula alguma função de fiscalização?