Entre todas as auditorias possíveis em um condomínio, a auditoria investigativa é a que é mais comum. Enquanto que na Auditoria Preventiva o trabalho é feito durante o ano (mensalmente), na modalidade investigativa os trabalhos são feitos para rever o passado.
Na prática, toda auditoria é sempre investigativa no sentido de buscar evidências de vários fatores indesejáveis, o que muda é somente se é sobre um período anterior ou atual. E o principal diferencial da auditoria preventiva é que esse relatório dá a chance de mudar o futuro, já que o passado já aconteceu e o condomínio fica limitado a observar o que já aconteceu antes.
Auditoria preventiva - o que é
A auditoria preventiva em condomínios é um processo de revisão e avaliação sistemática das práticas de gestão, controles internos e operações do condomínio com o objetivo de identificar e corrigir problemas antes que se tornem questões significativas. Essa abordagem proativa visa aprimorar a eficiência, a transparência e a conformidade com as normas, reduzindo o risco de irregularidades e conflitos no condomínio.
A descrição da auditoria preventiva em condomínios pode incluir os seguintes elementos:
Objetivo: O principal objetivo da auditoria preventiva é evitar problemas futuros, identificando áreas de risco e oportunidades de melhoria na gestão do condomínio. Isso ajuda a garantir que as operações ocorram de maneira suave e eficaz.
Abrangência: A auditoria pode abranger diversas áreas, incluindo finanças, administração, manutenção, segurança, cumprimento das normas e regulamentos internos, entre outras. Cada condomínio pode adaptar a auditoria às suas necessidades específicas.
Processo: A auditoria preventiva envolve a revisão de documentos, registros, políticas e procedimentos do condomínio. Isso pode incluir a análise de demonstrações financeiras, contratos com fornecedores, atas de assembleias, registros de manutenção, entre outros.
Identificação de Riscos: Durante a auditoria, os auditores procuram identificar áreas de risco, como gastos excessivos, deficiências nos controles internos, violações das regras do condomínio ou problemas de segurança.
Recomendações e Melhorias: Com base nas descobertas da auditoria, são elaboradas recomendações para melhorar a gestão do condomínio. Essas recomendações podem incluir aprimoramentos nos processos, mudanças na política financeira, treinamento para a equipe do condomínio, entre outras ações.
Relatório de Auditoria: Ao concluir a auditoria, é gerado um relatório que descreve as descobertas, as recomendações e as áreas que requerem atenção. Esse relatório é compartilhado com o síndico, o conselho e os condôminos, garantindo transparência e responsabilidade.
Ação Corretiva: Com base nas recomendações da auditoria, o condomínio deve tomar medidas corretivas para resolver os problemas identificados e implementar as melhorias necessárias.
Acompanhamento: Após a implementação das recomendações, é importante acompanhar o progresso e revisar periodicamente os processos para garantir que as melhorias sejam sustentáveis e eficazes.
Seus pontos-chave são a educação para a gestão condominial, prevenindo problemas futuros.
O principal propósito da auditoria preventiva é evitar problemas, identificando áreas de vulnerabilidade e implementando melhorias nos controles internos para minimizar riscos. Abrange várias áreas, incluindo finanças, gestão de contratos, operações, manutenção, segurança e conformidade com regulamentos internos e externos.
Entende-se que a parte educacional tem início na identificação de fraquezas. Os auditores examinam os procedimentos existentes para identificar fraquezas, lacunas ou ineficiências que possam levar a problemas no futuro. Em seguida, no Relatório de Auditoria, são feitas sugestões.
Recomendações e Melhorias
Com base nas descobertas, são feitas recomendações para melhorar os processos, implementar controles adicionais e aprimorar a transparência e a responsabilidade. Além de avaliar e recomendar melhorias, a auditoria preventiva pode incluir atividades de educação e conscientização para os membros do conselho, síndico e condôminos, ajudando a criar uma cultura de gestão responsável.
Ao concluir a auditoria, um relatório é gerado, detalhando as descobertas, recomendações e ações corretivas sugeridas. Esse relatório serve como um guia para aprimorar a gestão do condomínio. A auditoria preventiva promove a transparência na gestão condominial, fornecendo aos condôminos a garantia de que os recursos são usados de maneira apropriada e eficiente.
Para manter a eficácia da auditoria preventiva, ela geralmente é realizada periodicamente, com base em um cronograma definido, em vez de ser uma resposta a problemas específicos.
Auditoria Investigativa: o que é
A auditoria investigativa em condomínios é um processo de revisão detalhada e minuciosa de questões específicas, problemas ou suspeitas de irregularidades que tenham surgido no condomínio.
Ao contrário da auditoria preventiva, que se concentra em evitar problemas futuros, a auditoria investigativa é realizada em resposta a eventos específicos que levantaram preocupações. No caso das Assembleias em que o Síndico apresenta suas contas (Prestação de Contas), é de se supor que a Comissão Fiscal avaliou as contas que serão prestadas de (pela Lei) deve apresentar sua avaliação. A Auditoria Investigativa não é obrigatória mas complementa a avaliação feita pelos membros da Comissão Fiscal.
Ou seja, a Comissão Fiscal não é subordinada, nem subordina o Auditor - são fiscalizações paralelas. A principal diferença é que a Comissão Fiscal necessariamente deve ser formada por Proprietários (nunca por inquilinos ou terceiros) e o Auditor deve ser necessáriamente independente de qualquer relação com o condomínio - ou seja, é um profissional que analisa as contas para produzir um Relatório de Auditoria que é independente (inclusive da Comissão Fiscal).
A seguir, descrevo os principais aspectos dessa auditoria:
Objetivo: O principal objetivo da auditoria investigativa é esclarecer e resolver problemas ou suspeitas específicas no condomínio. Isso pode incluir questões financeiras, conflitos de interesse, desvios de fundos, violações de regras e regulamentos internos, entre outras preocupações.
Abrangência Limitada: A auditoria investigativa tem uma abrangência mais restrita em comparação com a auditoria preventiva. Ela se concentra nas áreas ou questões específicas que geraram a necessidade da auditoria.
Evidências e Documentação: Os auditores coletam evidências e documentação relevante para a questão em investigação. Isso pode incluir registros financeiros, contratos, correspondências, depoimentos de testemunhas e qualquer outra informação pertinente.
Entrevistas e Depoimentos: Os auditores podem conduzir entrevistas com pessoas envolvidas na situação investigada, como síndico, membros do conselho, funcionários ou condôminos. O objetivo é obter informações adicionais e esclarecer questões.
Confidencialidade: As investigações são geralmente conduzidas com confidencialidade. Isso significa que as informações e os resultados são compartilhados apenas com as partes envolvidas e as autoridades competentes, se necessário.
Relatório de Investigação: Ao concluir a auditoria investigativa, é gerado um relatório que descreve as descobertas, as conclusões e as recomendações relacionadas à questão investigada. Esse relatório é compartilhado com as partes relevantes, como o síndico, o conselho e, em alguns casos, com as autoridades legais.
Ação Corretiva: Com base nas conclusões da auditoria investigativa, o condomínio deve tomar medidas corretivas apropriadas para resolver o problema ou a irregularidade identificada. Isso pode incluir ações disciplinares, recuperação de fundos desviados ou alterações nos procedimentos internos.
Prevenção Futura: Embora a auditoria investigativa seja uma resposta a problemas específicos, suas recomendações podem incluir medidas para prevenir problemas semelhantes no futuro. Isso pode envolver melhorias nos controles internos e na supervisão.
Em resumo, a auditoria investigativa em condomínios é uma ferramenta importante para lidar com questões específicas, garantir a transparência e a responsabilização e resolver problemas que tenham surgido. Ela é conduzida com foco na resolução da situação em questão e na prevenção de problemas semelhantes no futuro.
Advogado presente
Na auditoria investigativa, o perito precisa estar em contato com o advogado do condomínio. O motivo é que dependendo do seu relatório pericial, o condomínio poderá decidir por iniciar algum processo judicial e este documento será o ponto de partida para que o advogado faça um trabalho melhor do que se iniciasse somente com tomada de depoimentos e provas não organizadas e já validadas por um perito. Essa decisão dos condôminos deve ser tomada em assembleia que tenha como um dos itens de pauta explicitamente a análise da auditoria produzida pelo perito e decisões a serem tomadas a partir dela. Nesta assembleia é obrigatório que o condomínio esteja com seu advogado presente e participando ativamente neste item de pauta.
Quem é o responsável por contratar o auditor?
É muito importante entender que o poder do condomínio está nas mãos do síndico e este só se submete a Assembleia e que a Comissão Fiscal e Auditor são subordinados à Assembleia, da mesma forma, só que sem poder de mando. Sua posição na estrutura de poder é a de assessorar a Assembleia para que esta tome decisões. O síndico não tem o poder de destituir membros do Conselho, isso é decisão exclusiva da Assembleia.
Mas, o Auditor é contratado pelo síndico e se for alguém da sua confiança, logicamente que poderá existir algum conflito de interesses. Então, nossa recomendação é que a contratação seja feita pela Comissão Fiscal e nunca pelo síndico.
Então, nosso ponto de vista, como auditor há décadas, é que a contratação de nossa auditoria pelo síndico poderá gerar um sentimento de traição nesta pessoa, já que nossa auditoria é plena e, se houver algum problema causado pelo síndico, isto será apontado no relatório.
Um caso excepcionalmente ilegal
Já tivemos caso em que a Assembleia aprovou a auditoria e nos contratou em Assembleia. O síndico recém eleito recebeu nossa auditoria preventiva do primeiro mês já apontando problemas que foram justificados em relatório com 150 páginas. O resultado foi que o síndico ignorou que a contratação foi realizada pela Assembleia, dizendo que a contratação do auditor é atribuição dele (incorretamente), e nos demitiu por carta de demissão.
Ocorre que a contratação do auditor não é uma contratação de empregado, portanto, não caberia uma carta de demissão. Também, ele ignorou uma decisão de assembleia, o que é incorreto.
Estas irregularidades (e outras apontadas antes no Relatório de Auditoria Preventiva) foram ignorados pela Comissão Fiscal e moradores, não restando nada a fazer senão que este Auditor calou-se.
Do ponto de vista legal, este síndico poderá ter problemas na esfera judicial, mas somente se algum dia, algum morador perceber que houve algum problema ali ou solicitar uma cópia das auditorias realizadas.
Conclusão
Antes de falar em tipos de auditoria, deve-se atentar para o fato de que a contratação de auditoria preventiva deve ser feita pela Comissão Fiscal, para complementar seu trabalho mensal. Se feita de outra forma, há risco de conflito de interesses. E, sugerimos que seja aprovada pela Assembleia, já que incorrerá em custos no caso de já não existir a previsão deste gasto no orçamento anual.
Já quanto a auditoria investigativa, ela pode ser chamada pela Comissão Fiscal da mesma forma, mas o detalhe é que nesse caso o objetivo é diferente da auditoria preventiva - ela visa validar (ou não) a apresentação de prestação de contas de períodos anteriores. Seu caráter investigativo ocorre porque a auditoria segue passos que indicarão todas as irregularidades.
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