Todos sabem que os condomínios possuem um Conselho Fiscal e que sua função é fiscalizar o trabalho do síndico. Mas o que poucos sabem é como é a relação desse Conselho com o Auditor condominial. A Auditoria condominial e o Conselho Fiscal fazem trabalhos parecidos porque ambos têm a função fiscal, mas com abordagens diferentes. Neste artigo explicamos detalhadamente o que cada um faz e porquê todo condomínio precisa ter tanto o Conselho Fiscal como o Auditor da Administração do condomínio.
Conselho fiscal do condomínio: o que faz? Quem pode participar?
O Conselho Fiscal foi criado em 2002 no novo Código Civil com a intenção de que exista dentro dos condomínios um grupo com a função de fiscalizar o trabalho do síndico. Não é obrigatório que o condomínio tenha esta Comissão, mas se foi decidido que irá existir, isso deverá constar na Convenção do condomínio.
“Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos em assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.” (artigo 1.356).
Logicamente o síndico não pode ser membro do Conselho Fiscal - quem é fiscalizado não pode ser a mesma pessoa que fiscaliza.
As reuniões do Conselho não precisam que o síndico esteja presente e, na verdade, é até melhor que ele não esteja participando já que os trabalhos são de fiscalização. Qualquer dúvida deveria ser sempre entregue por escrito ao síndico para que ele responda, também, por escrito.
O ideal é que exista um livro de atas das reuniões do Conselho.
Em alguns condomínios, existe o Conselho Consultivo que recebe também as funções de fiscalizar o síndico. Entretanto, por rigor da Lei, este Conselho precisa ser composto somente por condôminos (proprietários), sendo vedado que seja um ocupante (inquilino, cônjuge, filho e outros) ou alguém estranho ao condomínio.
Em cada Prestação de Contas que o síndico faça, sempre será necessário que este Conselho emita um Parecer que recomenda a aprovação da Prestação de Contas ou não, sendo que no caso de não recomendar deve indicar os motivos. Resumindo, a função do Conselho Fiscal não é aprovar ou reprovar as contas, mas apenas analisar e produzir sua recomendação. Este parecer deve ser lido na assembleia onde o síndico apresenta a sua Prestação de Contas e só terão direito a palavra quando a Convenção determina isso explicitamente ou quando o presidente da assembleia requer sua manifestação sobre o Parecer ou algo contido nele.
A forma de sua eleição pode ser definida por cada condomínio e detalhada na sua Convenção podendo ser individualmente ou em chapas.
Os melhores candidatos são os que conhecem Administração ou que tenham habilidades com finanças. Entretanto, o que normalmente acontece é que os presentes na assembleia são "empurrados" para assumir o cargo e não recebem nenhuma orientação sobre o que é este trabalho. Ao final, acabam fazendo nada ou quase nada. Noutros casos, os membros do Conselho Fiscal imaginam que têm algum poder de mando no condomínio e por falta de orientação sobre sua função e limites, acabam criando conflitos, já que não são parte da administração do condomínio.
É muito comum que nos condomínios ninguém se proponha a estes cargos já que não são remunerados, é um trabalho voluntário.
Embora se imagine que somente condôminos possam participar do Conselho Fiscal, a Lei é clara de que qualquer pessoa possa pertencer a ele. E nada impede que seja atribuído uma remuneração anual por esse trabalho, até mesmo contratando pessoas para o exercício desta função.
A Comissão Fiscal deve avaliar os Atos e Finanças do síndico. Isso não está claro no Código Civil porque a parte que trata dos condomínios é separada de outra que trata dos mandados. O síndico recebe um mandado na assembleia quando foi eleito e, por isso, deve Prestar Contas de seus atos. Na parte do Código Civil que trata dos condomínios, a Lei não repete o que já foi dito na parte dos mandados, então determina só os outros procedimentos, que são a parte financeira.
A Comissão Fiscal deve verificar o cumprimento das Leis e Normas, além das finanças. Nesta lista estão as perguntas que devem ser avaliadas pelos membros:
O valor total de gastos de cada mês é menor do que o valor que foi aprovado pela assembleia na Previsão Orçamentária? (saiba mais neste artigo Previsão Orçamentária)
A Previsão Orçamentária produzida pelo Síndico irá realmente cobrir os gastos do condomínio? (saiba mais neste artigo Previsão Orçamentária)
Os relatórios que a Administradora emite são suficientes para que se entenda completamente o que está acontecendo nas finanças do condomínio? (saiba mais neste artigo O que deve estar na pasta mensal de prestação de contas do síndico nos condomínios)
Existe algum gasto que está fora do esperado significando um gasto extraordinário ou que precisava ter passado pela assembleia para aprovação antes de ser feito?
As parcelas pagas pelos condôminos e ocupantes entraram na conca bancária do condomínio?
As parcelas não pagas pelos condôminos e ocupantes foram incluídas numa lista de inadimplentes para ser cobrada?
Deve existir um fluxo de cobrança dos inadimplentes - este fluxo de cobrança está funcionando sem que as parcelas passem de alguns meses até a cobrança judicial?
Mensalmente foram emitidas as cobranças corretamente para todos os condôminos?
As baixas das parcelas emitidas estão sendo baixadas com o respectivo crédito na conta corrente (ou aconteceu alguma baixa sem que esteja na conta bancária)?
Todos os débitos na conta corrente estão justificados com o comprovante fiscal válido? (o condomínio não deve aceitar recibos, pedidos ou anotações)
O extrato bancário na Pasta mensal é o original emitido pelo banco?
As obrigações trabalhistas do condomínio e das empresas contratadas para manter empregados no condomínio estão na pasta? Elas estão corretas? (nem sempre os membros do Conselho conhecem esta parte, mas devem verificar se os documentos existem e estão lá). Saiba mais neste artigo O que o auditor de condomínio precisa sobre as terceirizadas na pasta mensal.
Quando for realizada alguma nova contratação de alguma empresa, devem constar os 3 orçamentos realizados, a justificativa do síndico para a sua escolha e a cópia do contrato na Pasta. O contrato também deve estar na Pasta de Contratos do condomínio. Está sendo desta forma?
Quando for aplicada alguma advertência por escrito ou multa, isso deve constar do Livro de Registro de Sanções do condomínio. A Comissão Fiscal verificou se houve algum abuso de poder do síndico ou se a sanção foi recebida pelo condomínio?
Os serviços adicionais prestados aos ocupantes foram cobrados? (uso de áreas comuns sob taxa, como churrasqueiras, salão e outros).
Foi cobrado valor para o Fundo de Reserva? Ele foi aplicado em uma conta separada da Conta Bancária para que não ocorra seu uso sem a aprovação da assembleia?
Houve algum gasto usando Fundo de Reserva? Foi aprovado pela assembleia?
As outras decisões da assembleia foram cumpridas?
Quem assina e autoriza pagamentos na conta bancária do condomínio? Está de acordo com regras mínimas de segurança dos recursos? (existem casos em que a conta foi zerada e o síndico sumiu, outros em que a Administradora se apossou de valores e muitos outros em que faltou esta preocupação do Conselho Fiscal)
Analisar recursos de advertências e multas pedidas pelos ocupantes e condôminos
Enfim, a quantidade de trabalho da Comissão Fiscal requer dedicação e algum conhecimento. O ideal é que ao assumir receba um treinamento ou que leia os livros da série Síndico Administrador (veja neste link Síndico Administrador).
Auditoria condominial: entenda o que é e o quê faz
Diferente dos membros do Conselho Fiscal que podem ser de qualquer profissão ou atividade, este profissional deve ter formação suficiente para poder realizar a auditoria da administração do condomínio.
O condomínio pode optar por vários tipos de auditoria:
Auditoria jurídica (para verificar os trabalhos do advogado do condomínio e ações em curso)
Auditoria de engenharia civil (para verificar questões estruturais)
Auditoria ambiental (para os casos em que o condomínio precisa verificar seu impacto ambiental)
Auditoria de manutenção (para verificar a manutenção do condomínio e sua infraestrutura)
Auditoria contábil (para verificar se a contabilidade contabiliza corretamente, se os CNAE dos prestadores de serviços estão corretos e outros requisitos contábeis)
E, muitas outras para cada caso. Recomendamos que para cada visão seja contratado o auditor correto, não se deve, por exemplo, contratar um corretor de imóveis, advogado ou contador para auditar a administração do condomínio. Isso é um trabalho para um Administrador legalmente registrado no Conselho de Administração (no Estado de São Paulo, consulte pelo nome dele neste link CRASP).
O Auditor da Administração Condominial deve ser independente, ou seja, não pode em hipótese nenhuma ter relacionamento com os gestores do condomínio (síndico, membros de conselhos, administradoras, assistentes jurídicos e outros). O correto é que nem seja morador, ocupante ou condômino também. Isto é o que significa ser independente.
Deve ser Administrador e seu processo de escolha não deve ser por nenhum dos gestores do condomínio, sendo recomendável que uma lista seja feita por meio de uma pré-seleção a cargo do Conselho Consultivo ou Conselho Fiscal. O mais correto é que esta lista seja apresentada ao síndico para que ele faça a contratação, mas não é errado que o Conselho determine o auditor e o síndico apenas assine a contratação, como prova de sua boa fé.
Sobre como selecionar o auditor, leia este artigo (Como escolher o auditor para a administração do condomínio)
Recentemente começou a haver uma distinção entre auditoria investigativa e preventiva. Trata-se de um detalhe da coisa toda. Toda auditoria é investigativa. O que ocorre é que a auditoria preventiva é sobre um período atual para prevenir problemas, sem deixar de ser investigativa. Saiba mais neste artigo Auditoria investigativa em condomínio - entenda a diferença da auditoria preventiva.
O trabalho do Auditor da Administração inclui o que faz o Conselho Fiscal com algumas diferenças. A principal diferença é que ele não está inserido no convívio do condomínio e, por isso, baseia-se somente em documentos.
Um evento normal nestas auditorias acontece quando o Auditor da Administração encontra um pagamento com uma Nota Fiscal que não explica o motivo do gasto. Ele poderá perguntar ao síndico a explicação para aquele gasto que todos lá no condomínio já sabem o motivo.
O seu trabalho não é tão fixado nos documentos recebidos na Pasta de Prestação de contas, sendo que poderá pedir todos os contratos em vigor em cada mês analisado e poderá buscar por fraudes e falsificações (se tiver experiência como grafotécnico). Um exemplo típico poderá ser que ele irá verificar se os comprovantes fiscais são válidos (leia mais neste artigo Nota fiscal falsa no condomínio - o síndico é culpado?).
Seu trabalho é composto de 4 partes:
Planejamento
O síndico fez e cumpre o planejamento anual, ou seja, cumpre a Previsão Orçamentária e Planos de Ação?
Apresenta o andamento de obras, demonstrando o andamento físico e financeiro?
E tantos outros aspectos que julgar necessários para avaliar se o trabalho do síndico é feito de forma pensada e planejada ou se a execução é realizada sem nenhum planejamento. O livro Planejamento em Condomínios Edilícios detalha como fazer essa atividade com detalhes.
Organização
O condomínio deve ser organizado. Diferente da auditoria contábil, esta atividade é exclusiva dos Administradores por força da Lei que instituiu a profissão de Administrador. Nenhum outro profissional tem competência para avaliar e auditar o síndico neste assunto.
Muitos aspectos são avaliados que vão desde o armazenamento correto dos documentos do condomínio, sua existência e a sua proteção até os controles de acesso de pessoas no perímetro. A lista de itens avaliados é realmente grande e a sugestão e conhecer a fundo neste livro: Organização em Condomínios Edilícios.
Direção
Como acontecem as relações entre todas as pessoas relacionadas com o condomínio é analisada. Existem conflitos? Estão sendo solucionados? Neste item, o auditor poderá acessar o livro de reclamações do condomínio.
Controle
O auditor irá verificar se os controles fazem o que devem fazer corretamente: controlar. Nesse item irá verificar a Pasta de Prestação de contas para verificar não apenas as finanças, quanto a pagamentos e recebimentos. Irá verificar, também, se foram executados os procedimentos mínimos necessários (3 orçamentos, contratos e outros.
Nesta parte a Pasta de Prestação de contas é analisada com profundidade necessária, mas com o expertise de um profissional - o que não é necessária na Comissão Fiscal.
Resultado
Ao final, o Relatório de Auditoria será emitido. Dependendo do caso, poderá servir como sustentação para uma ação judicial (há vários casos em que isso aconteceu).
O Auditor da Administração não pode se omitir de dar opinião, que poderá ser:
Recomendação para aprovação, sem restrições
Recomendação para aprovação, com ressalvas (irá listar todas)
Recomendação para reprovação (irá detalhar todos os motivos)
Auditoria condominial e o Conselho Fiscal
Como se vê, são trabalhos diferentes executados pela Comissão Fiscal e Auditoria da Administração. Mas na prática são complementares. Todo condomínio deve ter as 2 funções, sendo realizadas de maneira contínua e preventiva.
A Auditoria condominial e o Conselho Fiscal precisam estar alinhados para produzir o melhor resultado possível para corrigir distorções no condomínio. Mas não podem deixar de se perceber como educadores para que todos aprendam como o condomínio deve funcionar.
Então, suas ações devem ser dirigidas para formar e transmitir conhecimento mais do que buscar erros e punições.
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